La GIZ lance un appel d’offres pour le contrôle et suivi des travaux de construction d’un magasin de stockage de semences à Benandjiri par Bessao, deux aires de séchage à l’ITRAD de Bébédjia et clôtures des 10 magasins de semences dans 5 provinces, Tchad

Programme Opérationnalisation de la Filière Semencière PROFI SEM

PN : 68.3012.9-001.00

Termes de Références (AO N° 83432763)

Recrutement d’un Cabinet/ bureau de contrôle et suivi des travaux de construction d’un magasin de stockage de semences à Benandjiri par Bessao, deux aires de séchage à l’ITRAD de Bébédjia et clôtures des 10 magasins de semences des FPPS construits avec l’appui de PROFISEM dans 5 provinces (Batha, Wadi-Fira Logone Oriental, Mandoul et Moyen Chari)

Ligne budgétaire : F 128                                                                                                            

1. CONTEXTE

En rapport avec Output 3.2 (Les capacités des FRPS en termes de choix variétal, de qualité des semences, de gestion financière et des stocks sont renforcées) PROFISEM compte appuyer la construction d’un magasin de stockage de semences à Bessao, deux aires de séchage à l’ITRAD de Bébédjia (Logone oriental Lot 4) et les clôtures des 10 magasins de semences des FPPS à Mbikou, Beboungaye (Logone oriental Lot 1) ; Koumra, Moïssala (Mandoul Lot 2) ; Balimba, Moyo (Moyen chari Lot 3); Ati, Oumhadjer (Batha Lot 5) ; Biltine, Moudré (Wadi-Fira Lot 6). Pour assurer le suivi et contrôle de ces travaux un bureau d’étude et de contrôle en ingénierie et bâtiment sera recruté par PROFISEM. De ce fait, un appel d’offre ouvert sera lancé pour retenir un bureau d’étude qualifié pour l’exécution de ce travail.

2. OBJECTIFS DE LA MISSION

Faire le contrôle et suivi des travaux de construction d’un magasin de stockage de semences à Benandjiri par Bessao, deux aires de séchage à l’ITRAD de Bébédjia et murs de clôture de dix (10) magasins de stockage de semences et intrants.

Allotissement

a. Allotissement des travaux

Les travaux sont repartis sur six (06) lots et se composent comme suit :

Province dU LOGONE ORIENTAL

Lot 1 : Murs de clôture des magasins

• Beboungaye
• Mbikou

Lot 4 :  Construction de magasins et deux aires de séchage

• Magasin de Benandjiri par Bessao
• Deux aires de séchage à l’ITRAD de Bébédjia

PROVINCE DU MANDOUL

Lot 2 :  Murs de clôture de magasins

• Koumra
• Moïssala

PROVINCE DU MOYEN CHARI

Lot 3 :  Murs de clôture de magasins

• Balimba
• Moyo

PROVINCE DU BATHA

Lot 5 :  Murs de clôture de magasins

• Ati
• Oum-Hadjer

PROVINCE DU WADI-FIRA

Lot 6 :  Murs de clôture de magasins

• Biltine
• Moudré

b. Allotissement des prestations de contrôle et suivi des travaux

Les prestations pour le contrôle et suivi des travaux sont reparties en six lots comme dans l’allotissement des travaux. Il y’aura donc un contrôleur (surveillant) des travaux par Lot donc pour deux sites. Il y’aura au total 6 surveillants. Ces derniers effectueront simultanément le travail entre deux chantiers étant donné que les distances entre les sites ne sont pas grandes.

Le bureau de contrôle et de suivi recruté agit en tant que Maître d’œuvre délégué pour le compte de la GIZ-InS/PROFISEM

3. TÂCHES DE LA MISSION

Le maître d’œuvre GIZ notifiera au bureau de contrôle retenu le démarrage de la mission de suivi et contrôle administratif, technique et financier des chantiers.

Le bureau de contrôle et de suivi mettra à profit les personnels suivants avec chacun sa mission définie comme suit :

• Chef de Mission (Ingénieur en Génie civil ou Génie Rural Bac+5)

• • Coordonner l’ensemble des prestations ;
  • Mobiliser le personnel requis pour l’exécution de la mission ;
  • Participer aux réunions techniques avec l’équipe Projet du PROFISEM ;
  • Produire les rapports mensuels, de synthèse et rapport définitif ;
  • Assurer la gestion des travaux afin d’atteindre les objectifs visés et prendre les décisions sous contrôle de la GIZ/InS, dans le but de réaliser le projet avec succès dans le temps et budget prévus tout en assurant une très bonne qualité des réalisations ;
  • Appuyer le projet dans l’organisation des réceptions techniques, provisoires et définitives ;
  • Veiller au bon déroulement de l’ensemble de la mission.

• Techniciens surveillants des travaux (Ingénieur en Génie civil Bac+3)

• • Participer à l’implantation des ouvrages par l’entreprise ;
  • Assister et conseiller l’entreprise sur les différentes phases de réalisation des travaux ;
  • Assister aux chantiers écoles ;
  • Suivre les étapes d’exécution des ouvrages ;
  • Suivre le remplissage des fiches journalières et mensuelles des travaux ;
  • Assurer la qualité de la mise en œuvre de maçonnerie et des différents dosages ;
  • Assurer les réalisations des travaux selon les prescriptions techniques et les règles de l’art ;
  • Elaborer progressivement les plans de recollement de l’ouvrage en vue de l’archivages de données de travaux ;
  • Organiser les réunions hebdomadaires de chantier et dresser les procès-verbaux desdites réunions.

Pour garantir la qualité des travaux, 01 surveillant sera mobilisé pour 02 sites. A cet effet, le cabinet veillera à la mobilité efficace de ces surveillants.

Le bureau d’études assurera :

• Une réception technique faisant l’objet d’un rapport spécifique listant les conditions requises pour que la réception provisoire puisse être prononcée ;
• La visite de réception provisoire en présence des parties prenantes (l’Entreprise, le Bureau de contrôle, la GIZ/InS, le Maître d’ouvrage, les autorités et la population bénéficiaires) suivi de l’établissement d’un Procès-Verbal ;
• La rédaction d’un rapport technique de l’ouvrage qui comprendra notamment tous les plans de recollement et toute la documentation établie au cours de la réalisation des travaux ;
• Une année après la réception provisoire, le Bureau de contrôle assistera à la réception définitive des travaux sous la conduite du maitre d’œuvre. Pour ce faire, le Bureau de contrôle, la GIZ/InS et le Maître d’ouvrage effectueront une visite intermédiaire des ouvrages qui fera l’objet d’un rapport spécifique détaillant les éventuelles corrections à apporter aux besoins pour la réception définitive. Le procès-verbal de réception définitive reprendra le rapport de visite intermédiaire. Il sera joint au rapport final pour constituer le rapport technique final de l’ouvrage.

Agrément du personnel :

Pendant l’exécution de la mission, le Bureau d’études ne pourra remplacer un agent sans l’accord préalable de PROFISEM. Ce dernier se réserve le droit de retirer son agrément et d’exiger le remplacement de tout agent dont il sera reconnu que le comportement ou la compétence technique serait de nature à porter préjudice à la bonne exécution des prestations.

4. RÉSULTATS ATTENDUS

1. Toute la documentation relative au contrôle et à la supervision : l’ensemble des documents établis par le bureau de contrôle-suivi et par les entreprises dans le cadre de l’exécution des seuils sont transmis à PROFISEM ;
2. Chaque rapport mensuel est remis en trois (3) exemplaires dont un exemplaire électronique sur Clef USB ;
3. Un rapport technique de fin de chantier (réception provisoire) est remis en trois (3) exemplaires dont un exemplaire électronique sur Clef USB dans un délai d’un mois à compter de la date de la réception provisoire ;
4. Un rapport de réception définitive est remis en trois (3) exemplaires dont un exemplaire sur support électroniques à l’issue de ladite réception ;
5. Les contenus des documents du projet sont validés par PROFISEM ;
6. Les feuilles de présence (TimeSheet) mensuels de chaque expert de la mission de contrôle (Chef de mission, surveillant des travaux) couvrant la durée de la mission sont remis à PROFISEM.

5. DUREE DE LA MISSION ET PRESENTATION DES DEVIS

La durée des travaux est estimée à 90 jours calendaires.

Le bureau de contrôle doit s’inspirer de model du cadre de devis de l’offre financière en annexes pour préparer son offre financière. En effet, le devis prendra en compte l’effectif de personne prévu, la logistique, les frais de fonctionnement.

6. Presentation des offres :

a. Dossier administratif

Le Dossier Administratif est composé des copies des pièces éliminatoires (obligatoires) et des pièces complémentaires remplies signées et cachetées (atout).

                         Pièces éliminatoires : (la non-présence ou la non-validité de l’une de ces pièces, conduit à l’élimination du soumissionnaire pour le reste de l’évaluation). Il s’agit de :

• Attestation d’exercice en cours de validité (obligatoire)
• Extrait du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) (obligatoire)
• Patente de l’année 2022 ; (obligatoire)
• Certificat d’Identification fiscale (CIF) au nom de l’entreprise (obligatoire)
• Carte du contribuable de l’année en cours (2022) au nom de l’entreprise (obligatoire)
• Attestation de non-faillite datant de moins de trois mois (obligatoire)
• Plan de localisation et adresse complète signé et cacheté par la Direction Générale des impôts (obligatoire)
• Attestation de domiciliation bancaire au nom de l’entreprise (obligatoire)

Pièces complémentaires (fournies par la GIZ et doivent être remplies et signées pour permettre à la GIZ de traiter vos dossiers. Leur présence dans le dossier administratif constitue un atout en cas d’égalité). Toutefois aucun prestataire, fournisseurs ne sera attributaire d’un marché à la GIZ sans avoir adhéré à ces conditions.

Il s’agit de :

• Déclaration d’intégrité de l’AFD et de la GIZ (à remplir, signer et cacheter)
• Fiche d’inscription dans la base de données GIZ dument remplie et signée par les nouveaux prestataires, fournisseurs n’ayant jamais été enregistrés à la GIZ, (à remplir, signer et cacheter)
• Déclaration de consentement concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel (à remplir, signer et cacheter)
• Conditions générales d’achat de la GIZ (à signer précéder de la mention lu et accepté)
• Module de texte de l’annexe A, relatif à l’achat sur place.

Ces documents alignés dans l’ordre suivant, devront être précédés d’une page de garde sur laquelle sera mentionnées <<Dossier administratif >>.

Avant attribution du marché, le fournisseur retenu devra présenter les originaux de tous les dossiers administratifs cités ci-haut ainsi que les pièces nouvelles pièces suivantes :

• Attestation de mise à jour CNPS en cours de validité (obligatoire)
• Quitus fiscal / Attestation de redevance (obligatoire)

• Une offre technique présentant :
  • Les références de l’Entreprise (Chiffre d’Affaires, expériences, connaissance de la zone)
  • Organisation structurelle
  • Liste des matériels et moyens roulant
  • La note méthodologique décrivant l’approche
  • Les experts proposés avec leurs copies de diplômes, les CV et les attestations de travail
  • Le planning d’exécution.

Ces documents alignés dans l’ordre suivant, devront être précédés d’une page de garde sur laquelle sera mentionnées <<OFFRE TECHNIQUES >>.

• Une offre financière:

Ces pièces alignées dans l’ordre suivant, devront être précédées d’une page de garde sur laquelle sera mentionnées << OFFRE FINANCIERE >>.

L’offre doit être présentée sur entête du soumissionnaire et doit être signée, datée et cachetée.

Elle doit être présentée en français et en Francs CFA (XAF). La GIZ est exonérée de toutes taxes, veuillez présenter votre offre en hors taxe. L’offre financière doit indiquer le plus bref délai d’exécution.

Le soumissionnaire doit indiquer en plus du PN : « 68 3012.9-001.00 « PROFI-SEM » et des numéros de l’appel d’offres (83432763), les mentions obligatoires ci-dessous sur son offre :

1. NIF GIZ : 6001557R
2. Quantité des biens/services (Unité)
3. Dénomination du service : Nature et caractéristiques des travaux.
4. Prix unitaire Hors TVA
5. Date d’émission de l’offre
6. Numéro de l’offre
7. Taux et montant de la TVA (0 %)
8. Total hors taxes et Montant TTC
9. Nom et adresse du Soumissionnaire
10. NIF du soumissionnaire
11. Validité de l’offre.

NB : Le respect de cadre de devis est de rigueur.

7. Droit de réserve

Le bureau de la GIZ se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute offre, d’annuler la procédure d’Appel d’Offres et de rejeter toutes les offres, à tout moment avant l’attribution du marché, sans encourir pour autant une responsabilité quelconque vis-à-vis du/ou des soumissionnaire (s) concerné (s) et sans être tenu d’informer le/ou les soumissionnaire (s) affecté (s) des raisons de sa décision.

8. Langue et monnaie

Les offres ainsi que toute correspondance échangée entre le soumissionnaire et la GIZ dans le cadre du présent appel d’offres seront rédigées en français.

Les propositions de prix seront libellées dans la monnaie locale du pays dans lequel le marché sera exécuté (en Francs CFA).

9. Clause de non-discrimination

« Le prestataire/consultant/fournisseur/partenaire » doit s’abstenir d’inciter à la violence et à la haine, et de discriminer toute personne ou tout groupe de personnes en raison de leur race, de leur appartenance ethnique ou de leur religion. Cette obligation s’applique à l’ensemble des activités de l’organisation, y compris à celles qui ne relèvent pas du présent accord/contrat.

L’appui explicite à certains groupes de personnes dans le cadre d’un projet mis en œuvre par « Le prestataire/consultant/fournisseur/partenaire » et approuvé par la GIZ ne constitue pas une discrimination selon les dispositions de la présente clause.

En cas de manquement à cette obligation, la GIZ est en droit de résilier immédiatement le présent contrat et d’exiger le remboursement partiel ou total de la rémunération ou contribution financière versée. Le montant du remboursement sera déterminé au cas par cas en fonction de la gravité de la violation et des mesures déjà prises par « Le prestataire/consultant/fournisseur/partenaire ».

10. Mesures environnementales

Le prestataire veillera au respect des mesures environnementales contenues dans le cahier des charges des GIE en charge de réalisation des travaux

11. Ouverture et évaluation des offres

A la date, lieu et heure convenus pour l’ouverture des offres, la Commission mis en place procédera à l’ouverture des offres.

La commission procèdera ensuite à la vérification des pièces administratives, à l’analyse des critères techniques et aux offres financières conformément aux exigences du dossier d’appel d’Offres.

La commission de dépouillement et d’analyse des offres se réunie en séance restreinte et procédera à l’analyse comme suit :

A. Vérification des pièces administratives:

Il sera procédé ici à la vérification de la présence et de la validité des pièces du dossier administratif. L’absence ou la non-validité de l’une des pièces obligatoires, entraine le rejet de l’offre.

Pour les pièces complémentaires, elles sont nécessaires pour le traitement des dossiers de chaque soumissionnaire. Leur présence dans le dossier administratif si elles sont déjà remplies et signées, constitue un atout en cas de compétence égale. Si elles n’existent pas, ou pas dument signés dans le dossier administratif, le soumissionnaire serait tenu de le faire dans tous les cas avant le passage à l’étape technique.

B. Analyse des offres Techniques

Les offres ayant passées l’étape de vérification des pièces administratives seront soumises à l’analyse technique selon les critères suivants (Voir tableau de grilles d’évaluation ci-dessous)  

Le maximum de points à atteindre est de 100 points.
Un minimum de 70 points est nécessaire pour être éligible à l’attribution du marché.

C. Analyse des offres financières

Les offres ayant passées l’évaluation technique seront soumises à l’analyse financière. Le jury se contentera de corriger les erreurs de calculs horizontaux et verticaux et le montant corrigé sera le montant considéré pour la pondération des offres

D. Pondération finale

Les offres seront pondérées comme suit :

• Note Technique (NT)=  (Nombre de points obtenus dans l^’ évaluation technique )/(Meilleur nombre de points de toutes les soumissions  )  ×70
• Note Financière (NF)=  (Montant total le plus bas de toutes les soumissions  )/(Montant de l^’ offre selon le calcul dans l’ évaluation financière)  ×30
• Note Globale (NG) = Note Technique (NT) + Note Financière (NF)

Le soumissionnaire ayant obtenu le maximum de points après l’addition des notes technique et financière sera déclaré adjudicataire du marché.

12. Demande des informations :

Pour toute demande de renseignements complémentaire veuillez-vous adresser à l’adresse mail suivante :  TD_InS_Inquiry@giz.de

La date limite de demande de clarification est au plus tard le 16.03.2023 à 12 heures 00 minute.

Les réponses aux questions de clarification seront communiquées par e-mail et aussi affichées au bureau de l’Antenne GIZ Tchad au quartier Klémat, au plus tard le 20.03.2023 à 12 heures 00 minute.

Seuls les soumissionnaires ayant d’adresse mail seront informés des réponses par e-mail. Pour ce faire, nous vous invitons à inscrire votre adresse mail fonctionnelle sur la liste de retrait de TDR.

13. Procédures de Recevabilité des dossiers

Offre financière signée et datée est à envoyer uniquement à l’adresse électronique suivante : TD_InS_Quotation@giz.de

Prière d’indiquer dans l’objet du mail : « Appel d’Offres N° 83432763 /Nom de l’entreprise soumissionnaire, Offre financière »

NB : Les offres FINANCIERES déposées physiquement ne seront pas acceptées.

Le dossier administratif et Offre technique  sont à envoyer séparément :

• Option A) soit à l’adresse électronique suivante : TD_InS_Quotation@giz.de

Dans l’objet du mail du dossier administratif, prière d’indiquer :

« Appel d’Offres N° 83432763 / Nom de l’entreprise soumissionnaire, Dossier administratif »

Dans l’objet du mail du dossier technique prière d’indiquer :

« Appel d’Offres N° 83432763 / Nom de l’entreprise soumissionnaire, Offre technique »

NB : Important pour l’envoi par e-mail :

1. Le mail relatif à chaque offre doit contenir une seule offre en annexe ;
2. 2. Les fichiers des documents annexés doivent être nommés respectivement :

– 83432763_Dossiers administratifs

– 83432763_Offre technique

– 83432763_Offre financière

3. 3. Toutes les pages de l’offre doivent se trouver dans le même document ;
4. Seules les annexes en PDF sont acceptées (ni bloquée, ni protégée par un mot de passe) ;

• Option B) soit déposer au bureau de l’Antenne GIZ à N’Djamena.

Adresse de l’Antenne GIZ Ndjamena : Rue 3 258, Porte 247 Canal Saint Martin, Quartier Klémat, B. P. 123 N’Djamena – Tchad

NB : Important pour le dépôt au bureau de l’antenne GIZ à N’Djamena :

Le dossier administratif et l’offre technique doivent être présentés séparément, chacun dans une enveloppe scellée, avec intitulé, « dossier administratif » et « offre technique » ; toutes les deux enveloppes dans une grande enveloppe, portant la mention « Appel d’Offres n°83432763, relatif au contrôle et suivi des travaux de construction de 10 murs de clôtures, Projet GIZ-InS PROFI-SEM ; PN :68.3012.9-001.00 ».

1. Délai de recevabilité des offres :

Les offres doivent être soumises au plus tard, le 22.03.2023 à 15 Heures 30 minutes heure du TCHAD.

NB : Seul, le soumissionnaire retenu sera contacté.

Les pièces fournies dans le cadre de cet Appel ne seront pas restituées, veuillez fournir les photocopies simples. Les originaux seront demandés par la GIZ avant la notification du marché.

Fait à N’Djamena le 27 février 2023

Eric Pierard

Chef de Projet PROFISEM

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