Expertise France recrute un(e) Assistant(e) de projets – département Santé, Paris, France
Description de la mission
En appui des chargé-e-s de projet et en coordination avec les équipes sur le terrain, les principales missions pourront être les suivantes :
Gestion logistique :
- Assure et/ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d’études …)
- Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements (ordre de mission, billets d’avion), hébergement, per diem, visa, documentation projets,…
- Gère un portefeuille de prestataires: pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation (hôtel, repas, services de traduction, etc.),…
- Applique les procédures d’achat interne et externe
Gestion administrative/contractuelle :
- Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets
- Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques
- Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions
- Participe aux processus de recrutement des experts
- Pré remplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services,
- Assure la vérification des prestataires sur la base de l’outil de conformité (compliance) interne
Gestion financière :
- Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise, suit les avances et leurs soldes,
- Contribue à l’élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture …) en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratifs et financiers
- Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratifs et financier, le/s Responsables Administratifs et Financiers des projets
- Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain
- Tient à jour les tableaux de bord existants,
- Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords),
Appui transversal :
- Participe à l’organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de note, rédaction de comptes rendus, relecture de TDR, etc…) et du département.
Description du projet ou contexte
Situation/position : Direction des opérations – Département Santé, Pôle AGA
Au sein de la Direction des Opérations, du département santé, l’Assistant-e de projet sous la supervision du responsable de pôle et en coordination avec les chargé(e)s de projet, l’Assistant-e de projets vient en appui sur la gestion des tâches administratives, mais aussi sur la logistique, la gestion budgétaire dans le cadre de la mise en œuvre opérationnelle de l’ensemble des phases du cycle de projet.
Il/Elle travaille avec les chargé.es de projets, en contact avec les équipes basées dans les pays partenaires, et travaille au quotidien avec l’ensemble des acteurs financiers, techniques et managériaux intervenant sur les projets.
Il/elle apporte un soutien opérationnel dans l’ensemble des tâches relatives au projet et s’appuie sur les ressources et services mis à sa disposition au sein de l’établissement.
Profil souhaité
- Expérience réussie de 2 ans minimum sur un poste similaire, de préférence dans le milieu de la solidarité et/ou de la santé mondiale ;
- Formation supérieure BAC +2/3 type comptabilité, gestion administrative et financière ;
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word ;
- Bonne maitrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit ;
- Des compétences juridiques seraient un atout ;
- Sens de l’organisation et de la rigueur ;
- Réactivité, autonomie – travail en équipe ;
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe.
-> intérêt pour la thématique
Informations complémentaires
Poste à pourvoir immédiatement
