Expertise France recherche un(e) assistant(e) de projets administratif et financier, Paris, France
Description du projet ou contexte :
SITUATION/POSITION : Direction des Opérations / Département Paix, stabilité, sécurité / Pôle Menaces Globales / Unité Contre-terrorisme.
Sous la supervision du Coordinateur d’Unité, et en lien avec le reste de l’équipe de l’Unité, le/la Assistant.e de projets sera amené.e à appuyer, sur les plans financier, contractuel et administratif, la mise en œuvre des projets relevant du portefeuille de l’unité Contre-terrorisme. Au sein de l’unité de gestion fonctionnelle, il/elle travaillera aux côtés des chargé.e.s de projets et des autres assistants de projets afin de répondre à leurs besoins opérationnels et les appuyer sur les volets financiers.
Principales missions :
Volet financier :
Suivi financier des projets :
- Mise en paiement et suivi des dépenses (traitement différents paiement : prestataires, experts, partenaires…Etc.) relances et enregistrements ;
- mise à jour des suivis financiers des projets (journaux de dépenses et journaux d’avances) ;
- Renseignement du journal de dépenses et fiabilisation de l’information financière (ajout les nouvelles dépenses, retraitement /harmonisation des libellés budgétaires, vérification des formules, vérification de la cohérence des écritures d’inventaire, etc .) ;
- Réconciliation du journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle – rapprochement ;
- Préparation des audits (internes et externes) et des clôtures financières demandées (annuelles et périodiques), en collaboration avec le CPAF.
Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger :
- Vérifie les journaux de caisse / banque des bureaux terrain ;
- Consolidation des journaux de caisses et de banques et réalisation des corrections nécessaires ;
- Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.) ;
- Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.) ;
- Liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France ;
- Soutien en renfort/appui technique aux comptables terrain ;
- Suivi des demandes de trésorerie des comptables terrain ;
- Collecte, vérification et archivage des pièces justificatives.
Gestion des partenaires :
- Suivi des dossiers partenaires, conventions et subventions des différents projets ;
- Vérification les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subventions ;
- Mise à jour et suivi des paiements partenaires avec la comptabilité.
Volet contractuel :
- Gestion des aspects administratifs des dossiers de demande d’expertise et demande de subventions ;
- Indexation, classement et archivage des documents ;
- Réalisation des tâches administratives de secrétariat ;
- Saisie et mise en forme de documents ;
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents) ;
- Mise à jour des tableaux de bords ;
- Participe aux processus d’audit des projets pour le volet contractuel ;
- Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC…) ;
- Appui au suivi administratif des dossiers expert clé géré par le siège dans le cadre du projet.
Volet logistique (de manière subsidiaire en appui des assistants logistiques)
Organisation d’événements (comité de pilotage, mission siège, mission expert…).
Expériences / Formation :
Profil souhaité :
Qualifications et compétences :
- BAC+ 2 en comptabilité ou en gestion ou tout diplôme équivalent ;
- Maîtrise du pack office (Word, Excel)- Excel niveau maitrise ;
- Maîtrise du français et de l’anglais ;
- Bonnes capacités rédactionnelles.
Expérience professionnelle : Expérience professionnelle minimum d’1 an sur un poste d’assistant de projet ou équivalent.
Compétences et qualités recherchées :
- Bonne gestion des urgences et réactivité, capacité à gérer les priorités ;
- Être méthodique et organisé.e, anticiper les besoins et difficultés ;
- Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail ;
- Capacité à travailler en autonomie, proactivité et prise d’initiative ;
- Aisance relationnelle, disponibilité, sens du travail en équipe.
Salaire :
- Lieux: 40 Boulevard de Port Royal, Paris 5 ;
- Contrat: CDD de 5mois ( En remplacement d’un congé maternité) avec possibilité de prolongation ;
- A pourvoir dès le 1 février.
