HELP recherche un chef sous bureau, Diffa, Niger

Contexte :

Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale Allemande apolitique et non confessionnelle dont le siège est en Allemagne/Bonn. Depuis son installation au Niger en 2005, elle intervient entre autres dans les domaines de la santé, la sécurité alimentaire, la protection et le développement économique dans différentes régions du pays.  Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités au Niger, l’ONG HELP cherche à recruter : UN(E) CHEF SOUS BUREAU

Type de contrat : CDD avec une disponibilité immédiate

Durée du contrat : 1 an renouvelable en fonction de la performance et disponibilité budgétaire

1. Hiérarchique de : Directeur Pays ;
2. A des liens de travail avec : Tout le personnel et départements de HELP Niger ;
3. Et des liens de collaborations avec: Les bailleurs de fonds, clusters, partenaires humanitaires internationaux et nationaux, les autorités nationales, régionales et locales, les conseillers municipaux, les services techniques, les autorités administratives et coutumières et toute autre personne ou structure en rapport avec le cadre logique du Projet.

• Autorité Hiérarchique sur : Les assistants techniques (responsables des volets), les assistants Log, Admin et financier)
• Autorité Fonctionnelle sur : L’ensemble du personnel Help Diffa.

OBJECTIF DU POSTE :

Le (la) Chef Sous Bureau assure le lead pour la mise en œuvre des activités du Projet tout en garantissant le respect des engagements envers les Normes Humanitaires Fondamentales de qualité et de redevabilité.

DESCRIPTIONS DES RESPONSABILITES CLES ET TACHES Y AFFERENTES :

Gestion de projet & Coordination :

• Surveiller et analyser de manière continue, le contexte humanitaire, socio-politique et économique de la Région de Diffa ;
• Proposer de nouvelles orientations opérationnelles et élaborer une stratégie opérationnelle en accord avec les politiques sectorielles et les besoins de la population ;
• Participer à l’élaboration des documents divers (cadre logique, plan d’action, chronogramme, budget, etc )  ;
• Assurer la coordination, le développement et l’évaluation des programmes mis en œuvre dans la zone d’intervention ;
• Veiller à ce que les projets soient mis en œuvre à temps et selon les exigences des donateurs & Help ;
• Veiller à ce que les rapports internes et les rapports des donateurs de qualité soient élaborés et soumis dans les délais ;
• Diriger la mise en œuvre du projet au niveau de terrain, suivant les orientations stratégiques et les orientations techniques de Directeur Pays ou Gestionnaire de Programme le cas échéant  ;
• Rédiger les contrats de partenariats et protocoles d’accord avec les partenaires locaux  ;
• Planifier les activités selon le plan d’action / chronogramme / budget  ;
• Elaborer chaque semaine et à la fin de chaque mois, le compte rendu/rapport d’exécution narratif  ;
• Organiser et superviser les réalisations des activités prévues sur le terrain ;
• Rédiger les rapports narratifs et financiers et les soumettre à la Direction selon l’échéance convenue.

Administration/Ressources Humaines & Finance :

Administration /Ressources Humaines :

• Assurer une bonne gestion administrative du personnel ;
• Aider à l’accueil et à l’intégration du nouveau personnel, s’assurer qu’il reçoit une séance d’information (induction) administrative, programmatique et administrative, financière et RH adéquates ;
• Appuyer le processus de recrutement des agents à affecter au niveau du Sous Bureau ;
• Superviser la gestion administrative du personnel au niveau du Sous Bureau ;
• Veiller à ce que l’évaluation de performance soit effectuée dans le délai et selon la procédure définie et surveiller le perfectionnement professionnel du personnel ;
• Aider à ordonner et à déterminer les mesures disciplinaires ;
• Veiller au respect par tout le personnel du Manuel RH, Règlement Intérieur et de toutes les autres politiques  ;
• Veiller à la bonne planification de la prise de congés du personnel du Sous Bureau ;
• Appuyer l’élaboration et la mise en œuvre de plan de formation des agents du Sous Bureau.

Gestion budgétaire, Comptabilité et Finance  :

• Veiller au respect par tout le personnel du Manuel Adm. & Fin ;
• Vérifier la validité des factures et bonne écriture comptable (code budgétaire, description, allocation par résultat, etc.)  ;
• Superviser l’archivage et l’envoi de manière périodique des justificatifs originaux à la Coordination (Niamey) ;
• Assurer la planification financière globale pour la mise en œuvre des activités du projet au niveau du Sous Bureau ;
• Informer dans le délai, le Directeur Pays de tout risque inhérent à la gestion de projet ;
• Proposer des solutions et actions correctives lorsque des écarts se produisent ;
• Elaborer les plans d’activités prévisionnels et appels de fonds subséquents, selon une périodicité trimestrielle ;
• Gérer le budget du projet et assurer un suivi budgétaire permanent (connaitre en temps réel le niveau de consommation du budget, maitriser toutes les dépenses du projet…) ;
• Assurer un bon suivi de la gestion de trésorerie sur le terrain ;
• Valider les demandes de paiement en fonction des montants et seuil d’approbation en vigueur.

Logistique :

Gestion des achats :

• Aider à effectuer une analyse de l’environnement d’achat au niveau local ;
• Superviser la mise à jour des listes des prix et de la base de données des fournisseurs du Sous Bureau ;
• Gérer en étroite collaboration avec le bureau de Coordination, les procédures d’achat simple et par cotation ;
• Établir et mettre à jour les plans d’achat du projet en concertation avec la Coordination en tenant compte des échéanciers d’exploitation et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales ;
• Veiller à ce que les lignes budgétaires liées à la logistique soient surveillées et respectées ;
• Superviser les achats, en veillant à ce que les règles et procédures d’approbation soient respectées ;
• S’assurer que les documents d’achat sont complets et archivés conformément aux procédures Help-Hilfe zur Selbsthilfe ;
• Veiller à ce que les relations avec les fournisseurs de la zone d’affectation soient surveillées.

Gestion du parc automobile :

• Superviser la planification et l’exécution de l’entretien et la réparation des véhicules du Sous Bureau en étroite collaboration avec la Coordination ;
• Surveiller les horaires de mouvements des véhicules ;
• S’assurer que les chauffeurs sont conscients de leur obligation de respecter les règles et procédures de sécurité, de Code de la route et de Help-Hilfe zur Selbsthilfe ;
• Veiller à ce que les journaux de bord des véhicules soient mis en place et sont utilisés correctement ;
• Aider à négocier les contrats de location des véhicules.

Gestion de la sécurité au niveau du Sous Bureau de Diffa :

• Assurer la gestion de la sécurité de l’équipe et des actifs du Sous Bureau, Help Diffa ;
• Surveiller et analyser la situation en matière de sécurité et s’assurer qu’elle est comprise par les équipes ;
• Donner le briefing sur la situation géopolitique et sécuritaire à tous les nouveaux arrivants ;
• Veiller à ce que tous les documents et procédures liés à la sécurité soient mis à jour régulièrement et envoyer à la Coordination pour consolidation ;
• Assurer le respect de toutes les règles et procédures de sécurité au niveau du Sous Bureau ;
• Mettre en place un système permanent de surveillance de la sécurité ;
• Assurer la gestion immédiate de tout incident de sécurité qui pourrait se produire dans la base et en informer immédiatement le Directeur Pays ;
• Participer à la réunion sur la sécurité et donner des commentaires aux équipes et à la coordination.

Assurance qualité & gestion des risques :

• Assurer la mise en place et l’opérationnalisation de mécanisme de plaintes dans toute la zone d’intervention du projet ;
• Alerter le management de tout type de risque de fraude, de corruption et /ou de mauvaise pratiques identifiées ;
• Organiser des missions de supervision périodique afin d’apprécier le niveau de mise en œuvre des activités des projets et informer le Directeur Pays de tout dysfonctionnement de nature à porter préjudice aux activités ou à l’image de Help ;
• En concertation avec le département Administration et RH, organiser des sessions de renforcement des capacités du personnel sur les différentes politiques de HELP (lutte contre la fraude, l’exploitation sexuelle, code de conduite, etc) ;
• En étroite collaboration avec le Responsable et Chargé SERA, assurer et veiller à l’opérationnalisation de mécanisme des plaintes dans toutes les zones d’intervention de Help au Niger (Sous Bureaux & Base, Villages, etc) ;
• Assurer la gestion de la base des données en lien avec les plaintes remontées par les parties prenantes et assurer un feedback approprié aux bénéficiaires dans le délai ;
• Produire sur une base mensuelle un rapport sur le mécanisme des plaintes ;
• Assurer la mise en place et une bonne gestion des archives en lien avec la gestion des plaintes au niveau de HELP Niger.

Reporting / communication :

• S’assurer que les informations clés circulent correctement et à temps dans l’ensemble du Sous Bureau ;
• Gérer et consolider la communication interne et externe au sein du Sous Bureau ;
• Recueillir et compiler les informations opérationnelles et le rapport de projet et les envoyer à la coordination dans le delai ;
• Veuillez au strict respect du deadline de soumission des différents rapports (internes, bailleurs, etc).

PROFIL/EXPÉRIENCE REQUIS :

Qualifications exigées :

• Niveau, Bac + 5, diplôme dans le domaine de la WASH, Santé, Nutrition, Sécurité Alimentaire, Sciences Sociales, Gestion des projets ou dans un domaine connexe ;
• Expérience d’au moins 7 ans en gestion de programme humanitaire et de développement dont au moins 3 ans dans le domaine de WASH, Sécurité Alimentaire, Santé et Nutrition au sein d’une organisation internationale ;
• Expérience souhaitée dans la mise en œuvre et la gestion des projets dans les domaines de la Sécurité Alimentaire, WASH ;
• Expérience en gestion budgétaire et conformité des donateurs ;
• Bonne compétence rédactionnelle et capacité de synthèse ;
• Bonne capacité de négociation, coordination et communication dans un contexte multiculturel et avec des autorités publiques ;
• Capacité en matière de formation et d’encadrement d’équipe terrain ;
• Bonne capacité managériale ;
• Capacité d’écoute et d’adaptation ;
• Capable de gérer l’évolution des priorités  ;
• Savoir analyser des situations rapidement afin d’évaluer la réactivité pour atteindre les résultats fixés  ;
• Avoir la capacité de prendre les bonnes décisions d’une façon indépendante ;
• Être rigoureux, honnête, intègre et être capable de travailler en équipe et sous haute pression ;
• Être organisé, flexible et capable de s’adapter aux changements de circonstances ;
• Bonne maîtrise des logiciels de base (Word, Excel, Outlook, etc.)  ;
• Bon niveau en anglais (écrit et parlé) souhaité  ;
• Expérience dans la gestion des projets financé par ECHO, AA, BMZ, UE, UNICEF, PAM, OCHA, etc est un atout ;
• Expérience de travail dans les zones instables (particulièrement, les régions de Diffa, Tillabéry, Tahoua et Diffa) est un atout.

Compétences techniques requises :

• Formation et expérience avérée de base dans le domaine de WASH, Santé, Nutrition, Sécurité Alimentaire, Sciences Sociales & Gestion des projets ;
• Capacité de traiter de nombreuses questions différentes, de s’auto-mettre à jour et d’apprendre très rapidement à partir d’un environnement en évolution constante ;
• Capacité de gérer et de hiérarchiser une charge de travail élevée et de multiples tâches avec des délais serrés ;
• Bonne compétence/aptitude en représentation ;
• Une bonne compréhension de la gestion de la sécurité ;
• Connaissance des ressources humaines, du budget et de la gestion logistique.

DATE LIMITE DES DÉPÔTS DE CANDIDATURE :

Les candidats intéressés doivent soumettre leur dossier de candidature en ligne à l’adresse suivante, « recrutement-niger@help-ev.de  » ou par dépôt physique, aux adresses suivantes :

• Help, Bureau de Coordination Niamey-Niger: Quartier Kouara Kano, Tel: 20 75 25 81 ;
• Help, Sous Bureau Téra: Quartier Résidence, Tel: 92 19 45 43 ;
• Help, Base de Tahoua: Quartier Maboya Amaré, en face de Pathfinder Internationale, Tel: 92 19 45 13 avec en objet « Chef sous bureau Diffa » au plus tard le 17 Aout 2022 à 16H45.

CONTENU DU DOSSIER OBLIGATOIRE :

• Une lettre adressée au Directeur Pays (maximum : une page) expliquant votre motivation pour le poste ;
• Un CV à jour (maximum : trois pages) comportant votre contact et adresse ainsi que trois (03) références professionnelles (superviseurs directs obligatoirement).

Help est une organisation non gouvernementale humanitaire. En raison de la nature particulière des programmes d’assistance, les fonctions exactes de l’employé, ainsi que les horaires de travail peuvent être sujets à des modifications temporaires. De la flexibilité est attendue de la part de chaque employé.

Ce profil de poste peut être sujet à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités.

Ces modifications seront définies et discutées entre l’employé et Help.

• Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour passer le test écrit et l’interview. Tout dossier déposé ne sera pas sera pas retourné ;
•  Ce poste étant conditionné par l’acquisition d’un potentiel financement, Help se réserve le droit de ne pas donner suite au présent recrutement.