CONTEXTE DU POSTE :

Après 15 ans d’actions, Bibliothèques Sans Frontières opère un changement d’échelle pour répondre à l’urgence : notre objectif est de tripler notre volume opérationnel d’ici 2030, pour transformer la vie de 3 millions de personnes grâce à nos projets dans les 10 prochaines années. Bibliothèques Sans Frontières a aussi pour ambition de devenir un acteur de référence dans l’invention et la diffusion à l’échelle mondiale d’instruments de politiques éducatives et sociales efficaces, à un moment où ces dernières n’ont jamais été aussi nécessaires.

Pour accompagner cette croissance, l’association prévoit un triplement de son budget en 10 ans. Le renforcement du pilotage, l’optimisation des outils financiers, et la structuration de la fonction financière de l’association sont ainsi déterminants pour réussir ce changement d’échelle.  Dans ce contexte, Bibliothèques Sans Frontières recrute un.e directeur.ice adjoint.e des finances. Sa mission principale sera d’assurer la bonne gestion financière de l’association et de superviser les équipes chargées du contrôle de gestion et de la comptabilité.

POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME :

Le.La directeur.ice adjoint.e des finances est placé.e sous l’autorité de la secrétaire générale. Il.Elle dirige une équipe composée de deux contrôleurs de gestion, d’une comptable et de deux assistants comptables. Il. Elle travaille au quotidien en étroite collaboration avec l’ensemble des directions de l’association (équipes opérationnelles et fonctions support) et participe aux réunions hebdomadaires du comité de pilotage de l’association qui réunit l’équipe de direction, afin de rendre compte des indicateurs financiers (budget, trésorerie). Il. Elle entretient également des relations fonctionnelles avec coordonnateurs régionaux administratif / finances / logistique des bureaux locaux de Bibliothèques sans frontières (Burundi, Sénégal, Jordanie, Bangladesh, Haïti) pour garantir la bonne application des procédures financières sur le terrain et la production des informations financières. Il. Elle contribue à l’échange des bonnes pratiques financières au sein du réseau international de Bibliothèques Sans frontières composé actuellement, outre la France, d’associations en Belgique, aux Etats-Unis, en Italie et en Suisse.

MISSIONS :

Le.La directeur.ice adjoint.e des finances aura pour mission d’assurer la gestion financière de Bibliothèques Sans Frontières.

Il. Elle aura pour missions spécifiques :

1.     Élaboration et suivi du budget global de l’association

• Préparation du budget annuel de l’association ;
• Suivi mensuel et annuel de l’exécution budgétaire et mise en place le cas échéant de mesures correctrices pour garantir la maîtrise de l’exécution ;
• Présentation trimestrielle des résultats de l’exécution budgétaire et de l’évolution des prévisions au comité de pilotage et à l’ensemble des équipes.

2.     Supervision de l’élaboration et du suivi des budgets des projets opérationnels :

• Validation de la soutenabilité des budgets des projets au moment où ils sont négociés par la direction des opérations avec les bailleurs puis finalisés ;
• Mise en place des outils de reporting adéquats pour assurer le suivi de l’exécution budgétaire des projets selon les formats établis avec les bailleurs ;
• Gestion de la comptabilité analytique permettant le suivi budgétaire des projets, à travers notamment l’élaboration de méthodes permettant une allocation optimale des ressources dédiées aux projets.

3.     Production du reporting financier :

• Supervision de la tenue de la comptabilité de l’association ;
• Suivi et validation de la production des rapports financiers demandés par les bailleurs ;
• Mise en place des procédures adaptées pour garantir la production du reporting selon des règles financières conformes aux standards des bailleurs, en particulier des bailleurs institutionnels (Agence Française de Développement ; Commission européenne ; administrations publiques ; etc.) ;
• Pilotage de la clôture annuelle et production, en lien avec l’expert-comptable et le commissaire aux comptes, des états financiers annuels.

4.     Pilotage et optimisation de la gestion de la trésorerie :

• Élaboration du plan de trésorerie et suivi de son exécution ;
• Optimisation et négociation des modes de paiement utilisés par l’association ;
• Mise en place des procédures de sécurisation du maniement et de transfert des fonds ;
• Gestion des risques de trésorerie, notamment liés aux risques de change.

5.     Management des équipes financières :

• Gestion directe de l’équipe finances du siège ;
• Management fonctionnel sur les fonctions financières des coordonnateurs administration, finances et logistique en poste sur le terrain ;
• Élaboration et diffusion des procédures et bonnes pratiques dans le domaine financier ;
• Accompagnement auprès des équipes de chantiers structurants, en particulier le déploiement d’un ERP finances.