CARE International recrute Finance-Manager, N’Djamena, Tchad

Dans son nouveau plan stratégique 20 14- 2017, les interventions de CARE au Tchad sont axées autour de trois priorités programmatiques qui sont (1) Le renforcement de la résilience des femmes et filles vulnérables aux changements climatiques, (2) Le droit et empowerment des femmes et des filles et (3) La reponse humanitaire, avec en transversal l’egalite homme –femme et la gouvernance.

1. Description du poste :
Dans le cadre du renforcement structurel du service de Support aux programmes, CARE envisage le recrutement d’un(e) « Finance Manager », afin d’assurer un support effectif et la qualite des prestations des services des Finances.

Le rôle du « Finance Manager » est de s’assurer que:

a) toutes les opérations financières de la mission (transactions journalières, fiabilité des comptes, rapports financiers des bailleurs de fonds, analyses budgetaires, etc…) soient effectuées de la façon la plus efficiente possible dans les meilleurs délais, en accord avec toutes les politiques financières et comptables de CARE.
b) la situation financière de la mission soit la plus favorable possible (net assets, risque de change).
c) les actifs de CARE soient protégés le plus possible;

La (le) « Finance Manager » est la personne clé pour la Mission, pour tout ce qui a trait aux contrats de bailleurs et aux budgets. Elle (il) coordonne la préparation et le suivi du Budget de tous les projets et contrôle le statut financier des contrats des bailleurs.

Le (La) « Finance Manager » sera sous la supervision du Directeur Adjoint, en charge du support aux programmes.

2. Taches specifiques

Superviser le département des Finances

T1). S’assurer que les systèmes et les méthodes de travail efficaces existent et soient modifiés au besoin et en temps opportun.
T2). Etre responsable de la mise en place des objectifs pour le Département des Finances et s’assurer qu’ils soient suivis en élaborant des structures et des méthodes de travail appropriées.
T3). S’assurer que les tâches assignées ou les requêtes formulées au département soient prises en charge rapidement et professionnellement.
T4). Etre responsable de la diffusion de l’information au niveau du Département et vers les autres Départements.
T5). Superviser le Personnel du département

Superviser les opérations comptables journalières

S’assurer que les descriptions de poste pour le staff du département soient toujours mises à jour. S’assurer que des réunions soient faites avec le staff régulièrement et que leurs doléances soient prises en considération. S’assurer que leurs évaluations soient bien préparées (méthode, contenu) et soumises à temps. S’assurer qu’ils reçoivent toutes les formations nécessaires, qu’elles soient formelles ou non.

En collaboration avec le chef comptable,
T1). S’assurer que les transactions comptables (recettes, payements, ajustements) soient préparées le plus rapidement possible et selon les politiques de CARE-Canada et CARE-Tchad.
T2). S’assurer que les fonds soient toujours disponibles pour effectuer les opérations de trésorerie.
T3). S’assurer que les enregistrements dans le système Financier SCALA se fassent au quotidien par les comptables et validés quotidiennement par le chef comptable.

Superviser la préparation du rapport financier mensuel
T1). Sortir un calendrier annuel de soumission des rapports financiers pour la mission et s’assurer de son suivi.
T2). S’assurer que les sous-bureaux soumettent à temps leurs rapports. Coordonner la préparation du rapport pour CARE Canada et approuver les documents nécessaires.
T3). S’assurer de la mise à jour et de l’enregistrement des reconnaissances des revenus.
T4). Modifier les pratiques pour aboutir au meilleur résultat possible dans la préparation du rapport financier.
T5). Fermer tous les modules à la fin de chaque mois
T6). S’assurer de la revue des rapports financiers mensuels de la Mission et commenter mensuellement.
T7). S’assurer que les requêtes faites au département des finances soient l’objet d’attention et qu’une réponse soit donnée à toute question avant de clore le dossier.

Etre responsable de la Gestion de la Trésorerie

T1). S’assurer qu’une projection mensuelle de trésorerie soit préparée, incluant les projections faites dans les sous-bureaux, des sections dans le bureau principal et également des recettes espérées au cours du mois
T2). Bien suivre le marché des changes, afin de minimiser les risque de perte de change.
T3). Suivre le niveau et la nature de la trésorerie afin de maximiser le niveau des nets assets et minimiser le risque de change.
T4). S’assurer de l’analyse des cash-flows des différents bureaux.

Etre responsable de la bonne santé du bilan de la mission

T1). Suivre le niveau et la nature des avances et des comptes à payer afin de maximiser le niveau des net assets et minimiser le risque de change.
T2). S’assurer que les journaux principaux et auxilliares (subledgers et rapports sous-tendant ces subledgers) soient réconciliés avec les comptes de bilan balance.

Superviser la paye de la Mission

T1). S’assurer que la paye soit préparé en conformité avec les lois Tchadiennes et les lois propres à la mission et au Siège ;

T2). Superviser la préparation des rapports liés à la paye (bonus, accrued benefits, impôts) et s’assurer que les payements impôts) ou enregistrements (bonus, accrued benefits) soient effectués le plus rapidement possible.
T3). S’assurer qu’une réconciliation mensuelle des salaires est effectuée.

Superviser les sections Finances dans les sous-bureaux
T1). S’assurer que les audits et des visites régulières soient faits dans les sous-bureaux et qu’un rapport de voyage documente chaque visite. Assurer que les recommandations y découlant soient appliquées.
T2). Participer à la décision d’embauche de nouveaux comptables pour les sous-bureaux

Coordonner la préparation et la mise à jour du Budget

T1). Emettre les directives relatives aux différents Budgets de la Mission.
T2). Coordonner la préparation du budget consolidé et s’assurer qu’il soit saisi dans le système financier (Scala) après sa validation par la direction. S’assurer que la récapitulation du budget global soit toujours mise à jour pour usage interne. S’assurer de la distribution des budgets finaux aux personnes concernées.
T3). Superviser la préparation de la Pipeline pour le siège, ainsi que de la mise à jour trimestrielle.

Suivre les dépenses par rapport au budget

T1). S’assurer que tous les financements de la Mission soient suivis mensuellement à travers un rapport de suivi budgétaire, à partager et à analyser avec les chefs de projet.
T2). Faire l’analyse des dépenses (sous consommation et dépassement) et aviser de toute variation susceptible de poser un problème au niveau du budget.
T3). Aider et assister les chefs de projets à planifier l’utilisation de leur balance restante sur le budget par des réunions mensuelles.

Superviser la gestion des contrats des projets

T1). Connaître et suivre l’application des contrats.
T2). Superviser la requête d’un nouveau code de dépenses (Fund Code). S’assurer de la mise à jour de la liste des codes de dépenses.
T3). Assister à la rédaction de nouveaux contrats et revoir les propositions de contrat.
T4). Etre prêt à répondre à toutes les questions relatives à tous les contrats. Aviser de tout problème éventuel ou difficultés rencontrées dans le respect des termes du contrat.

Contrôler les rapports aux Bailleurs de Fonds

T1). Coordonner la préparation des rapports aux bailleurs par la mise en place d’un calendrier revu et mis à jour trimestriellement.
T2). S’assurer que les rapports financiers soient soumis à temps et conformément aux instructions des bailleurs.
T3). S’assurer de la réconciliation de ces rapports avec les livres et que tous les ajustements y relatifs soient prêts et soumis à temps.

T4). Faire le suivi avec les Bailleurs de Fonds et les Secteurs concernés.

Assurer et maintenir les Communications avec le Siège

La (le) Finance Manager est le point focal, en matière de finance, entre le bureau pays et le siège, les autres pays membre de CARE, ainsi que les partenaires. Ceci requiert une promptitude dans les réponses aux requêtes, ainsi qu’une bonne coordination pour les transferts bancaires, les changements de signataires, etc…

Autres tâches diverses

• Revoir les paramètres du système financier
• Mettre en place ou à jours des procédures et des politiques pour une meilleure gestion de la Finance ;
• Animer les réunions pour le staff de la Finance
• Coordonner les audits;
• Communiquer avec les banques locales;
• Animer les ateliers de formation pour les responsables de projet;
• Etre responsable de la mise à jour de la Politique d’Autorisation de la Mission et mettre à jour la liste des signataires;
• Superviser l’archivage des dossiers;

Selon sa capacité, la (le) « Finance Manager » exécutera toutes autres tâches demandées par son superviseur

II. QUALIFICATIONS

• Etre détenteur d’un diplôme universitaire en Comptabilité ou en Finance (minimum, BAC+4), MASTER, ou diplômes équivalents.
• Avoir une certification de licence en comptabilité délivrée par l’ordre des comptables est un atout ;
• La connaissance du logiciel SCALA ou autres logiciels comptables est souhaitable ;
• Minimum 5 années d’expérience à un poste similaire ou dans le domaine ;
• Expérience de supervision d’une équipe variée en termes de compétences et tâches ;
• Pouvoir communiquer (écrire et parler) aisément en anglais et en français.

III. COMPÉTENCES

• Capacité de travailler sous pression et dans les délais impartis;
• Connaissances en informatique, particulièrement dans l’utilisation de Microsoft Office courante;
• Connaissance approfondie du Système SCALA et bonne compréhension des politiques et des procédures liées à tous les autres systèmes de CARE;
• Très bonne organisation et professionnalisme;
• Qualités interpersonnelles et bonne capacité de supervision

Aptitude et compétences personnelles

• Être engagé aux valeurs fondamentales de CARE : Excellence, intégrité, respect, volonté et diversité.
• Capacité de travailler de façon autonome, tout en ayant un grand esprit d’équipe et une capacité de tisser les relations interpersonnelles.
• Être capable de travailler dans un environnement exigeant, stressant et garder le sens de l’humour
• Partenariat : démontre une initiative de travailler avec les autres et les encadrer autres
• Être innovateur et facilitateur de changement
• Capable de planifier et organiser les équipes diverses et éloignées
• Savoir détecter, analyser, et solutionner des problèmes de façon créative et positive
• Avoir une bonne capacité analytique et conceptuelle

IV. CONDITIONS DE TRAVAIL

La (le) « Finance Manager » sera basé à Ndjamena et effectuera des visites régulières dans les sous bureaux de CARE (Gore, Maro, Baga-sola et Biltine)

Temps de déplacement/terrain : 80% pour la coordination du projet et 20% du temps pour les rapportages, participation aux réunions, etc.
Le dossier de candidatures comprenant une lettre de motivation adressée au Directeur Pays de Care International au Tchad , un curriculum vitae detaillé avec trois personnes de références, les copies de diplômes et les attestations de travail portant la mention candidature Finance Manager devront être adressées sous pli fermé et confidentiel au Directeur pays de CARE International au Tchad et déposées dans l’un des bureaux de CARE :N’djamena, Goré, Biltine, Maro, , Bol , Bagassola
NB : Les candidatures féminines sont encouragées. Seul(e)s les candidat(e) s présélectionné(e) s seront contacté(e)s.

Fait à N’Djamena, le 30/01/2018