La GIZ lance une appel d’offre pour le recrutement d’un bureau d’étude – ONG nationale pour la formation des groupements et associations bénéficiaires des subventions locales des communes de Faya et Fada, Tchad

      I.         Contexte du projet 

Le Projet « Développement Intégré des communes du nord du Tchad, COM-NORD » s’inscrit dans le cadre de la coopération entre l’Union Européenne et le Ministère fédéral allemand de la Coopération économique et du Développement (BMZ), et le Gouvernement de la République du Tchad. Il est mis en œuvre par la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH. C‘est est un programme qui œuvre pour le développement intégré et participatif des espaces urbains et péri-urbains des communes du nord du Tchad (Faya, Fada et Bardaï), avec un focus sur les besoins des femmes, des jeunes et plus largement des groupes défavorisés.

L’objectif général du projet COM-NORD est de réduire les vulnérabilités des populations du nord du Tchad, en particulier la malnutrition.

Ce projet vise à atteindre des résultats dans cinq (05) composantes :

1. Planification communale ;
2. Fonds de développement local / infrastructures ;
3. Nutrition et santé communautaire ;
4. Renforcement des capacités ;
5. Connaissances sur les provinces du Nord.

Le projet intervient dans trois (03) communes du Nord du Tchad. Il s’agit de :

• La commune de Faya-Largeau au Borkou ;
• La commune de Fada à l’Ennedi Ouest ;
• La commune de Bardai au Tibesti.

Dans le but d’atteindre les objectifs fixés dans la composante 2, activité 2.2. EU et 2.4 BMZ, le projet souhaite la prestation d’un bureau d’étude ou ONG nationale pour la formation et l’accompagnement des groupements et associations bénéficiaires des subventions locales en gestion financière, techniques de recherche de financement et techniques de création et gestion des activités génératrices de revenus (AGR). La formation et l’accompagnement doivent prendre en compte des aspects techniques et organisationnels tels que les différents outils d’une comptabilité simplifiée, comment choisir et rentabiliser une AGR, les conditions préalables au financement, etc, afin d’aider les membres desdits groupements et associations à améliorer leurs pratiques de gestion de leurs AGR afin d’assurer la durabilité des actions posées par le projet COM-NORD.

La présente prestation consiste à former les membres des comités de gestion des groupements et associations bénéficiaires des subventions locales des communes de Faya et Fada et répartie en trois lots suivants :

Lot 1 : Gestion financière

Lot 2 : Techniques de recherche de financement

Lot 3 : Techniques de création et gestion des AGR

     II.        Objectifs de la formation

Objectif global de la prestation

Les formations en techniques comptables et gestion financière, techniques de recherche de financement et techniques de création et gestion des AGR ont pour objectif d’apporter un appui aux membres des groupements et associations afin d’améliorer leurs techniques en matière de gestion comptable et financière, recherche de financement et création et gestion des AGR.

Objectifs spécifiques de la prestation

Il s’agit plus spécifiquement pour les trois (3) prestations de :

• Lot 1 : Gestion financière
  • Distinguer les différents types de ressources ;
  • Expliquer les principaux éléments qui assurent une bonne gestion financière ;
  • Expliquer les problèmes de la gestion financière ;
  • Définir et présenter le budget d’un projet simple ;
  • Définir ce que c’est que la trésorerie ;
  • Citer les éléments de trésorerie ;
  • Présenter les pièces justificatives ;
  • Présenter le registre comptable ;
  • Le budget prévisionnel ;
  • Le rapport annuel.
• Lot 2 : Techniques de recherche de financement
  • Identifier les organismes étatiques d’appui aux promoteurs de projets et leurs exigences ;
  • Enumérer les organismes privés d’appui aux promoteurs de projets de développement ;
  • Enumérer les partenaires financiers sur le plan national ;
  • Enumérer les partenaires financiers sur le plan international ;
  • Identifier les difficultés d’accès au financement par les promoteurs ;
  • Identifier les motifs de la recherche de financement ;
  • Dresser une liste des conditions d’accès au financement ;
  • Etablir des stratégies de recherche de financement.
• Lot 3 : Technique de création et gestion d’une AGR
  • Définir et donner l’importance d’une AGR ;
  • Définir le cycle de la gestion d’une AGR ;
  • Définir les étapes de la mise en œuvre d’une AGR (études de la faisabilité, technique, financière, économique et humaine) ;
  • Détailler les mécanismes de suivi d’une AGR ;
  • Décrire les différentes fonctions d’un statut et d’un règlement intérieur : mettre un accent sur les instances qui composent ces deux documents.

III.        Résultats attendus

Chaque participant doit être capable :

• Lot 1 : Gestion financière
  • De définir la gestion financière ;
  • De citer les éléments qui assurent la bonne gestion financière
  • D’expliquer les problèmes de la gestion financière ;
  • De définir et présenter le budget d’un projet simple ;
  • De définir ce que c’est que la trésorerie ;
  • De citer les éléments de trésorerie ;
  • De présenter les pièces justificatives ;
  • De mettre en place des règles régissant la gestion de la caisse
  • De présenter le registre comptable ;
  • D’établir le budget prévisionnel ;
  • Appliquer les principes de la bonne gouvernance ;
  • Faire un rapport annuel présentant les dépenses et les recettes de l’année.
• Lot 2 : Techniques de recherche de financement
  • Identifier les organismes étatiques d’appui aux promoteurs de projets et leurs exigences ;
  • Dresser un répertoire des organismes privés d’appui aux promoteurs de projets ;
  • Enumérer les partenaires financiers sur le plan national ;
  • Enumérer les partenaires financiers sur le plan international ;
  • Identifier les difficultés techniques d’accès au financement par les promoteurs
  • Identifier les motifs de la recherche de financement
  • Dresser une liste des conditions d’accès au financement ;
  • D’établir ses stratégies de recherche de financement.
  • Monter des dossiers de financement appréciable.
• Lot 3 : Technique de création et gestion d’une AGR
  • De ressortir les différents éléments de compétences de vie d’un bon promoteur ;
  • De donner la définition d’une AGR et son importance ;
  • Définir le cycle de la gestion d’une AGR ;
  • Définir les étapes de la mise en œuvre d’une AGR (études de la faisabilité, technique, financière, économique et humaine)
  • De faire un choix d’une AGR rentable ;
  • De citer le cycle élémentaire des activités par exemple d’une activité d’achat et revente, de maraichage ;
  • De distinguer les différentes sortes de coûts (fixe et variable) ;
  • De définir l’amortissement ;
  • De citer les différents prix (revient, de vente et bénéfice) ;
  • D’établir le compte d’exploitation de leur groupement ;
  • De monter le plan d’affaire de leur microprojet ;
  • Elaborer le règlement intérieur et le statut d’un groupement ou d’une association.

IV.         Méthodologie

La méthodologie utilisée sera celle adaptée à la formation pour adultes. A partir des recherches documentaires à effectuer et de la mobilisation des connaissances antérieures du formateur sur les thèmes, celui-ci sera chargé de concevoir des modules de formation adaptée aux besoins des groupements et associations. La formation devra être participative et pratique permettant aux participants d’interagir activement lors des différentes sessions tout en évitant trop de modules théoriques mais plutôt le développement des outils pratiques. Le formateur travaillera en français et traduira en arabe tchadien pour permettre aux participants de bien maitriser les thèmes de la formation.

Les différentes sessions de formation se dérouleront en 12 jours dans chacune des deux communes soit quatre (04 jours) par thématique suivant l’agenda ci-dessus défini. Elles regrouperont par commune :

• Faya : 50 participants(es) ;
• Fada : 40 participants(es).

V.        Agenda d’activités de formation  

La mission débutera, pour chaque lot par une réunion de cadrage avec l’équipe technique du projet pour apprécier les modules de formation proposés, les chronogrammes, la méthodologie et le rapport de démarrage.

N.B. : Les déplacements dans les différents sites de formation seront assurés par le prestataire. Les matériels pédagogiques (papier, feutres, fournitures de participants…), la location de salle et la restauration sont fournis par le projet. Le logement sur le terrain sera à la charge des formateurs et doit être pris en compte dans l’offre financière conformément au barème GIZ (cf. cadre de devis ci-dessous).  

VI.         Profil recherché

Le profil recherché est celui d’un bureau d’étude, ONG nationale dont les qualifications, compétences et l’expériences de travail dans la pratique de formation sont avérées et prouvées sur des thématiques aussi variées soient – elles. Les formateurs doivent justifier d’une expérience convaincante dans la réalisation de missions similaires et disposer des qualités avérées en andragogie. En outre, ils doivent avoir une bonne connaissance du cycle de gestion de projets, montage de projets, techniques de recherche de données, d’une bonne pratique de gestion financière et d’une bonne connaissance   de la mise en place et gestion des AGR.

Le personnel clé de l’équipe du consultant chargé de réaliser cette formation sera composée comme suit :

Chef de mission

• Diplôme universitaire de niveau Bac+5 et plus en science économique, finance, gestion de projets ou en gestion des entreprises (cf. grille d’évaluation technique 2.1.1);
• Expérience pratique confirmée de 5 ans et plus dans le domaine objet de la prestation (cf. grille d’évaluation technique 2.1.2);
• Expériences démontrées dans l’animation des ateliers et formation (cf. grille d’évaluation technique 2.1.2);
• Compétences démontrées dans la formation pour adultes ;
• Parfaite maitrise de la langue française et connaissance de l’arabe tchadien (parlé) ;

Il est responsable de :

• Conduire toute la mission ;
• Développer les modules de formations et les supports pour l’accompagnement ;
• Organiser et animer la formation et les activités d’accompagnement ;
• Produire les rapports de la mission ;
• Couvrir les autres tâches telles que mentionnées dans les TdR.

Assistant chef de mission

L’assistant chef de mission doit justifier :

• D’une formation universitaire de niveau bac + 4 et plus en science économique, finance, en gestion de projets ou en gestion des entreprises (cf. grille d’évaluation technique 2.2.1);
• Expérience pratique confirmée de 3 ans dans le domaine objet de la prestation (cf. grille d’évaluation technique 2.2.2);
• Expériences démontrées dans l’animation des ateliers et formation (cf. grille d’évaluation technique 2.2.2);
• Compétences démontrées dans la formation pour adultes ;
• Parfaite maitrise de la langue français et connaissance de l’arabe tchadien (parlé) ;

Il a pour responsabilités de :

• Appuyer l’élaboration des modules de formations ;
• Appuyer l’organisation et l’animation de la formation ;
• Documenter tout le déroulement des sessions de formations (photos) ;
• Aider le formateur principal dans la production du rapport de la mission ;
• Maîtriser l’arabe tchadien afin de bien traduire la formation.

VII.        Dossiers à fournir et critères d’évaluation

a)     Dossiers à fournir

Le dossier de candidature comprendra un dossier administratif, une offre technique et une offre financière.

1.     Dossier administratif

Dossier administratif

• Bureau d’études / Sociétés :

Le Dossier Administratif est composé des copies des pièces éliminatoires et des pièces complémentaires remplies signées et cachetées.

Pièces éliminatoires : (la non-présence ou la non-validité de l’une de ces pièces, conduit à l’élimination du soumissionnaire pour le reste de l’évaluation). Il s’agit de :

1. Attestation d’exercice en cours de validité (obligatoire) ;
2. Extrait du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) (obligatoire) ;

• Patente de l’année en cours (obligatoire);

1. Certificat d’Identification fiscale (CIF/NIF) au nom de l’entreprise/BE (obligatoire) ;
2. Carte du contribuable de l’année en cours au nom de l’entreprise/BE (obligatoire);
3. Attestation de non-faillite datant de moins de trois mois (obligatoire);

• Plan de localisation et adresse complète signé et cacheté par la Direction Générale des impôts (obligatoire);
• Attestation de domiciliation bancaire au nom de l’entreprise/BE (obligatoire).

Pièces complémentaires (fournies par la GIZ et doivent être remplies et signées pour permettre à la GIZ de traiter vos dossiers. Leur présence dans le dossier administratif constitue un atout en cas d’égalité). Toutefois aucun prestataire, fournisseurs ne sera attributaire d’un marché à la GIZ sans avoir adhéré à ces conditions. Il s’agit de :

1. Déclaration d’intégrité (à remplir signer et cacheter) ;
2. Fiche d’inscription dans la base de données GIZ dument remplie et signée par les nouveaux prestataires, fournisseurs n’ayant jamais été enregistrés à la GIZ ou le cas échéant ayant changé de coordonnées (statut, adresse, etc.) (à remplir signer et cacheter) ;
3. Déclaration de consentement concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel (à remplir signer et cacheter) ;

• Conditions générales relatives à la fourniture de services et d’ouvrages pour la Deutsche Gesellschaft für internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH (à parapher chaque page et signer et cacheter la dernière page, précédé de la mention « lu et accepté »).

• Association/ONG:

Le Dossier Administratif est composé des copies des pièces éliminatoires et des pièces complémentaires remplies signées et cachetées.

Pièces éliminatoires : (la non présence ou la non validité de l’une de ces pièces, conduit à l’élimination du soumissionnaire pour le reste de l’évaluation). Il s’agit de :

1. Règlement intérieur et statut (obligatoire);
2. L’autorisation de fonctionner (obligatoire) ;

• Le Certificat d’Identification Fiscal (CIF/NIF) au nom de l’ONG/Association (obligatoire) ;

1. Une attestation de reconnaissance par la DONG/DONGAH (obligatoire pour les ONG) ;
2. PV du dernier Assemblée Générale (obligatoire) ;
3. Plan de localisation signé par les services des impôts (obligatoire) ;

• Attestation de domiciliation bancaire (obligatoire) ;

Pièces complémentaires (fournies par la GIZ et doivent être remplies et signées pour permettre à la GIZ de traiter vos dossiers. Leur présence dans le dossier administratif constitue un atout en cas d’égalité). Toutefois aucun prestataire, fournisseurs ne sera attributaire d’un marché à la GIZ sans avoir adhéré à ces conditions.

Il s’agit de :

• Déclaration d’intégrité (fournie par la GIZ à signer et remettre dans le dossier administratif : atout) ;

1. Déclaration de consentement concernant la collecte et le traitement de données à caractère personnel (fournie par la GIZ à signer et remettre dans le dossier administratif : atout) ;
2. Fiche d’inscription consultant (fournie par la GIZ à signer et remettre dans le dossier administratif : atout);
3. Conditions générales des contrats (fournie par la GIZ à parapher chaque page, signer, cacheter la dernière page précédée de la mention « lu et accepté » et remettre dans le dossier administratif : atout).

Les pièces ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Dossier administratif pour le recrutement d’un bureau d’étude – ONG nationale pour la formation des membres des comités de gestion bénéficiaires des subventions locales en gestion financière, techniques de recherche de financement et technique de création et gestion des AGR dans les communes de Faya, Fada».

2.     Offre technique

Elle comprendra :

• Les CV actualisés des formateurs, copies des diplômes/attestations obtenus ;
• Références et attestations d’expériences similaires ;
• Une description de la méthodologie proposée en langue française avec commentaires / suggestions sur les TDR ;
• Un chronogramme détaillé pour la réalisation de la prestation.

Les pièces ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Offre technique ».

3.      Offre financière

Elle comprendra :

• Une proposition financière détaillée en cohérence avec les éléments budgétaires requis dans le cadre de devis ;
• L’offre doit être présentée sur entête du soumissionnaire et doit être signée, datée et cachetée. Elle doit être présentée sous la forme du cadre de devis ci-dessous ;
• Elle doit être présentée en français et en francs CFA (XAF). La GIZ est exonérée de toutes taxes.

Les pièces et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Offre financière ».

En plus, l’offre financière doit comporter les informations suivantes

• NIF GIZ : 6001557R et NIF du prestataire
• Quantité des services et ou bien (Unité)
• Dénomination du service : Nature et caractéristiques du service.
• Prix unitaire Hors TVA
• Date d’émission de l’offre
• Numéro de l’offre
• Taux et montant de la TVA
• Total hors taxes et Montant TTC
• Nom et adresse du Soumissionnaire
• NIF du soumissionnaire
• Validité de l’offre.

NB : Le Cadre de devis est en annexe.

b)     Critères d’évaluation des offres

L’évaluation des offres reçues sera basée notamment sur les éléments suivants :

• Dossier administratif ;
• Offre technique (70%) ;
• Offre financière (30%) ;

Cependant, pour procéder à l’évaluation des offres, la GIZ s’assurera que chaque offre remplit les critères de recevabilité, est dûment signée et présentée en langue française.

1.     Dossier administratif

Il sera procédé ici à la vérification de la présence et de la validité des pièces du dossier administratif. L’absence ou la non-validité de l’une des pièces éliminatoires, entraine le rejet de l’offre.

Pour les pièces complémentaires, elles sont obligatoires pour le traitement des dossiers de chaque soumissionnaire. Leurs présences dans le dossier administratif si elles sont déjà remplies et signées, constituent un atout en cas de compétence égale. Si elles n’existent pas, ou pas dument signées dans le dossier administratif, le soumissionnaire serait tenu de le faire dans tous les cas avant le passage à l’étape technique.

Si le nombre minimal de cinq (5) dossiers complets a été atteint, la commission ne procèdera à aucun repêchage. Dans le cas contraire,  la commission procédera au repêchage des soumissionnaires qui ont présenté des dossiers administratifs les plus complets parmi les moins complets et les invitera à compléter les dossiers dans un délai de 24h.

Passé ce délai accordé, même si le nombre minimal n’a pas été atteint,  les dossiers techniques des soumissionnaires ayant présentés les dossiers administratifs aux complets et ceux ayant complétés leurs dossiers administratifs seront remises à l’équipe de l’évaluation technique pour leurs analyses.

2.     Offre technique

L’évaluation de l’offre technique sera conduite sur la base des critères définis dans le tableau d’évaluation technique ci-dessous.

Avant de procéder à l’évaluation détaillée des offres, la GIZ s’assurera que chaque offre remplit les critères de recevabilité, est dûment signée et est présentée dans la langue requise.

Les offres techniques seront évaluées selon les critères d’évaluation en annexe.

NB : Seuls les soumissionnaires ayant totalisés une note minimale de 53 sur 100 points seront retenus pour l’étape suivante.

3.     Offre financière

Elle prendra en compte les soumissionnaires qualifiés à l’étape technique et se déroulera suivant les étapes suivantes :

–  La vérification de la conformité entre les prix en lettres et ceux en chiffres. S’il y a contradiction entre les prix en lettres et ceux en chiffres, les prix en lettres prévaudront et ceux en chiffres seront corrigés ;

–  La vérification des calculs. Ainsi s’il y a contradiction entre le montant total de l’offre et le montant total obtenu par application de la quantité au prix unitaire, ce dernier prévaudra et le montant total sera corrigé.

VIII.        Pondération

Les offres seront finalement pondérées comme suit :

• Note Technique (NT)=  (Nombre de points obtenus dans l^’ évaluation technique )/(Meilleur nombre de points de toutes les soumissions  )×70
• Note Financière (NF)=  (Montant total le plus bas de toutes les soumissions  )/(Montant de l^’ offre selon le calcul dans l^’ évaluation financière)  ×30
• Note Globale (NG) = Note Technique (NT) + Note Financière (NF)

Le soumissionnaire ayant obtenu le maximum de points après l’addition des notes technique et financière, sera déclaré adjudicataire du marché sous réserve qu’il présente sous 72h les originaux de son dossier administratif y compris l’attestation de mise à jour de la CNPS et le quitus fiscal tous deux en cours de validité.

NB : La GIZ se réserve le droit de vérifier l’authenticité des pièces administratives demandées, auprès des services compétents en charge de délivrance. En cas de non-authenticité de l’une de ces pièces, le soumissionnaire se verra retiré de la liste des soumissionnaires éligibles pour la suite de la procédure. Il sera donc responsable des conséquences qui adviendraient.

Les formateurs approuvés sont ceux qui seront acceptés sur le terrain pour les séances de formations. Tout changement à la dernière minute des formateurs pourra ne pas être accepté et le contrat pourra purement et simplement être résilié.

NB : L’information sur la fin de la procédure sera communiquée par mail. Seuls les soumissionnaires ayant d’adresse mail seront informés de la fin de la procédure. Pour ce faire, nous vous invitons à inscrire votre adresse mail fonctionnelle sur la liste de dépôt des offres.

IX.         Condition de soumission

1.     Lieu et date limite de dépôt des candidatures

Offres à envoyer par mail :

v  Offres électroniques

L’offre complète doit être envoyée par voie électronique à : TD_Quotation@giz.de, elle est composée d’un dossier administratif, une offre technique et d’une offre financière intitulée respectivement « Dossier administratif » ; « offre technique » et « offre financière » sous format PDF dans les conditions ci-après :

1. Envoi de l’offre technique et de l’offre financière dans des mails séparés ;
2. Le mail relatif à chaque offre doit contenir une seule offre en annexe ;
3. Les fichiers des documents annexés doivent être nommés respectivement :

• 83405372 _Dossiers administratifs ;
• 83405372 _Offre technique ;
• 83405372 _Offre financière ;

1. L’objet du mail doit être objet « Appel d’offre 83405372 : recrutement d’un bureau d’étude – ONG nationale pour la formation des membres des comités de gestion bénéficiaires des subventions locales en gestion financière, techniques de recherche de financement et technique de création et gestion des AGR dans les communes de Faya, Fada »
2. Toutes les pages de chaque offre doivent se trouver dans le même document ;
3. Seules les annexes en PDF sont acceptées (ni bloquée, ni protégée par un mot de passe) ;
4. L´adresse de la GIZ sur l’offre doit être « Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH/COM NORD (PN: 18.1866.5-004.00)»
5. Les offres doivent être soumises au plus tard le 28/04/2022 à 15 H 30mn.

2.     Droit de réserve

La GIZ se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute offre, d’annuler la procédure d’appel d’offres et de rejeter toutes les offres à tout moment avant l’attribution du marché, sans encourir pour autant une responsabilité quelconque vis-à-vis des soumissionnaires concernés et sans être tenu d’informer les soumissionnaires affectés des raisons de sa décision.

Le bureau retenu s’engage à respecter la confidentialité des informations professionnelles qu’il recevra ou découvrira durant la mission.

3.     Langue et monnaie

Les offres ainsi que toute correspondance échangée entre le soumissionnaire et la GIZ dans le cadre du présent appel d’offres seront rédigées en français.

Les propositions de prix seront libellées dans la monnaie locale du pays dans lequel le marché sera exécuté (en Francs CFA).

NB : cet appel d’offre est soumis aux conditions générales des contrats de la GIZ (voir annexe).

Pour toute demande de renseignements complémentaires, veuillez-vous adresser à l’adresse mail suivante : TD_Inquiry@giz.de ; ou envoyez une correspondance à l’adresse ci-dessus avec comme objet : demande de renseignement complémentaire relative à l’Appel d’offre 83405372: recrutement d’un bureau d’étude – ONG nationale pour la formation des membres des comités de gestion bénéficiaires des subventions locales en gestion financière, techniques de recherche de financement et technique de création et gestion des AGR dans les communes de Faya, Fada ». La date limite de demande de clarification est au plus tard le 20/04/2022. Les réponses aux éventuelles questions de clarifications seront envoyées à tous les soumissionnaires au plus tard le 21/04/2022 à 15 Heures.

Annexe 1 : Cadres de devis pour la soumission d’offre

NB : Le respect du cadre de devis est obligatoire, toute offre ne respectant pas ce cadre pourra ne pas être évaluée ou soit corrigée conformément aux cadres de devis.

*Grille GIZ conformément à cette mission :

Fait  à N’Djamena

[1] Choisir entre la facturation par Kilométrage (forfait selon les directives de la GIZ) et Location (sur présentation de justificatifs)

Téléchargez le DAO ici