La Banque africaine de développement recrute un Commis Archiviste

• Titre du poste: Commis Archiviste
• Grade: GS 5
• Poste N°: 50001401
• Référence: ADB/16/516
• Date de publication: 02/01/2018
• Date de clôture: 15/01/2018
• Pays: Côte d’Ivoire

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 80 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux).  Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir: l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.

LE COMPLEXE :

Le Président planifie, supervise et administre les activités du Groupe de la Banque. Sous l’orientation des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds africain de développement ; il administre les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs Départements et Unités, notamment le Cabinet du Président, le Département de l’évaluation indépendante du développement, le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Unité de vérification de la conformité et de médiation, le Secrétariat du Comité d’appel, le Tribunal administratif, le Bureau de l’Auditeur général, la Direction de la gestion des risques du Groupe, le Département du conseil juridique général et des services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique et le Bureau du Secrétaire général & Secrétariat général.

LE DEPARTEMENT/LA DIVISION QUI RECRUTE :

Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat Général de la Banque est de faciliter la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque, « le Top 5 », et du Modèle de Développement et de Prestation de Services en améliorant le processus de prise de décision des instances de gouvernance et en nouant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. Le Département PSEG est composé : (i) du Bureau du Secrétaire Général qui, outre ses propres attributions, est chargé de gérer la Section de la gestion des documents et des archives, la Section de la gouvernance institutionnelle et des relations avec les actionnaires et la Section des conférences et réunions.

; (ii) de la Division des affaires et des délibérations du Conseil; iii) de la Division du protocole, des privilèges et immunités et des Missions Diplomatiques,

LE POSTE:

Au sein du Secrétariat Général, le rôle de l’Assistant(e) Archiviste consistent à conserver et gérer le fonds documentaire ainsi que les archives des conseils des gouverneurs, des conseils d’administration et de l’ensemble des documents de la Banque, mais également de tous supports confondus, en vue de préserver et de sauvegarder la mémoire institutionnelle de la Banque.

L’Assistant aux archives est en charge du suivi de la gestion des archives physiques, électroniques et audio qui sont reçus au Service des Archives de la Banque. Il Assiste dans la mise en œuvre du système du Records Management depuis la création des documents jusqu’à leur sort final. Sous la supervision générale de l’Archiviste, l’Assistant aux archives a comme tâches principales :

1.    Collecte, Organisation, Conservation et Accessibilité des dossiers archivés

• Collecter les originaux des documents des Conseils au service de la Reprographie ;
• Assurer la liaison entre les classements décentralisés et la Section des archives ;
• Assurer le transfert des dossiers semi-actifs et inactifs vers les archives ;
• Recevoir et prendre en charge les dossiers en provenance des unités ;
• Trier et éliminer les documents inutiles ;
• Finaliser et communiquer les bordereaux de transfert ;
• Conditionner, coter et faire les différentes saisies informatiques des données relatives aux dossiers ;
• Faire la recherche et la communication des dossiers d’archives.

2.    Numérisation des documents historiques de la Banque

• Sortir et sélectionner les documents ;
• Préparer les documents et les photocopier (si nécessaire) ;
• Numériser  et contrôler de l’image produite ou réalisée ;

3.    Indexation des documents

• Lire et analyser le document à traiter ;
• Classifier le document ;
• Remplir les champs d’index;
• Valider les index pour enregistrement du document dans la base de données de la Banque.

4.    Elaboration des instruments de recherche, en collaboration avec l’archiviste 

• Rechercher et collecter les données;
• Regrouper et classer les données recueillies ;
• Entreprendre la mise en forme en cas de besoin ;
• Effectuer la mise à jour annuelle.

5.    Classement et conservation des documents

• Tenir à jour un système de classement des principaux documents de la Banque ;
• Entreprendre le conditionnement ;
• Classer chaque dossier ;
• Veiller à une gestion efficace de l’espace d’archivage assigné à cette fonction.

6.    Servir de back-up et participer à la mise en œuvre de la politique de diffusion et d’accès à l’information (DAI)

• Aider à la recherche des documents liés à la demande d’accès à l’information ;
• Faire des statistiques et des données relatives aux demandes reçues et traitées ;
• En collaboration étroite avec les collègues, aider à la diffusion des documents ;
• Participer et assister à l’organisation des activités de sensibilisation de DAI.
• Assurer toutes autres tâches selon la nécessité du service.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1.    Etre titulaire au moins d’une maîtrise ou diplôme équivalent d’Archiviste ou toute autre discipline connexe ;

2.    Justifier d’au moins cinq (4) années d’expérience professionnelle pertinente en gestion des archives ;

3.    Expérience en système de gestion des données centralisées dans un environnement dynamique et à grand volume d’archivage ;

4.    Capacité à développer des relations interpersonnelles efficaces, sens de l’organisation avéré ;

5.    Aptitudes à travailler sur tous supports de documents, sens aigüe du détail, et de la rigueur ;

6.    Esprit d’équipe et bonne capacité de réaction ;

7.    Capacité à communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en français ou en anglais et avoir une bonne connaissance pratique de l’autre langue;

8.    Maîtrise  des  logiciels  couramment  utilisés  à  la  Banque (Word,  Excel,  Access,  PowerPoint); la connaissance de SAP est souhaitable.

Postuler maintenant

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.