Secretary – (1703311)  
Grade: G6
Contractual Arrangement: Fixed-Term Appointment
Contract duration: 2 ans

Job Posting : Oct 10, 2017, 12:00:00 AM
Closing Date : Oct 31, 2017, 11:59:00 PM
Primary Location : Chad-N’Djamena
Organization : AF_TCD Chad
Schedule : Full-time  

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OBJECTIFS DU PROGRAMME
Les unités d’appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont été mises en place dans l’organigramme pour fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs responsabilités dans l’environnement du GSM et de garantir la conformité aux politiques, procédures, règlements dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières dans le contexte d’un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).
 
RAISON D’ÊTRE DU POSTE
En tant qu’Assistant du Représentant de l’OMS, le titulaire du poste assurera l’appui pour le bon fonctionnement du bureau du Représentant.
 
RESUME DES TÂCHES ASSIGNEES
Sous la supervision générale du Représentant et la supervision directe du Chargé de l’Administration, le titulaire assure des fonctions d’appui en s’acquittant des tâches ci-après :
 
1.  Enregistrer les courriers, les mettre à la lecture du Représentant puis les dispatcher ;
2.  Recevoir les correspondances internes et s’assurer de leur conformité avant de les soumettre au Représentant ; examiner les correspondances sortante pour leur composition et le style ainsi que la  correction grammaticale, l’exactitude des faits ainsi que le respect des procédures de l’OMS;
3.  Préparer et saisir les correspondances administratives (mémos, lettres, notes verbales, autorisations de circuler), les documents et les rapports dont certains sont hautement confidentiels;
4.  Tenir le calendrier du Représentant, accueillir les visiteurs, organiser les rendez-vous selon l’agenda du Représentant ;
5.  Filtrer, évaluer et orienter les appels téléphoniques et les demandes de renseignement au personnel approprié ; fournir en toute discrétion des informations variées aussi bien sur les programmes, sur les activités du bureau que sur des sujets sensibles ;
6.  S’occuper de la préparation et l’organisation des réunions avec le personnel, les missions ou toute autre réunion spéciale et prendre note afin de présenter un procès-verbal ;
7.  Tenir un répertoire des contacts de haut rang (autorités gouvernementales, membres du corps diplomatique, partenaires d’opération, membres du système des Nations Unies…) ;
8.   Classer correctement les dossiers, permettant de les retrouver facilement et rapidement ;
9.   Recevoir, préparer et envoyer la Valise Diplomatique ;
10.  Accomplir toute autre tâche requise dans le cadre de ses compétences ou assignée par la hiérarchie.
 
PROFIL DE RECRUTEMENT
Education
Essentielle: Etudes secondaires (BTS) et formation technique ou commerciale.
Désirable: Formation en secrétariat /bureautique et/ou administration est un atout.
Experience
Essentielle: Avoir au moins cinq (05) années d’expérience dans un emploi similaire ;
Désirable: Une expérience d’au moins deux (2) ans dans le système des Nations Unies serait un avantage.
 
Compétences fonctionnelles :
  • Aptitude à planifier, organiser, coordonner et mettre en œuvre des activités de plusieurs sources; à exprimer ses idées clairement et avec précision, oralement et par écrit; à concevoir et exécuter des travaux avec peu de supervision ; à établir et maintenir de bonnes relations de travail avec des gens de différentes nationalités et cultures.
  •  Le travail nécessite un maintien des connaissances sur les changements dans les procédures opérationnelles. Le titulaire doit aussi avoir des compétences informatiques et du Système Global de Gestion (GSM). La connaissance des règles, règlements, procédures et pratiques de l’OMS, ainsi qu’une capacité éprouvée à rédiger et éditer sont des atouts
Compétences génériques
  1. Communiquer de manière crédible et efficace
  2. Se connaître et se gérer
  3. Produire des résultats
  4. Favoriser le travail en équipe
  5. Avancer dans un environnement en pleine évolution
 
 
Langues
  • Essentielle: Parfaite connaissance du Français 
  • Désirable: La connaissance intermédiaire de l’Anglais est un atout.
 
REMUNERATION
L’OMS offre un régime de rémunération attrayant comprenant entre autre le salaire annuel net de XAF 8,978,000 (assujetti aux déductions relatives à la contribution à la pension et à l’assurance maladie), les prestations pour les dépendants, le plan de pension, l’assurance-maladie, et les 30 jours de congé annuel.
Veuillez visiter les sites Web ci-après pour des informations plus détaillées sur les conditions de travail à l’OMS :
http://www.who.int  Cliquez sur ce lien pour en apprendre davantage sur les opérations de l’OMS

http://icsc.un.org  Cliquez sur Quick Links > Salary Scales > by date

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