TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D’UN/DES PRESTATAIRE/S
RELATIF A LA PRODUCTION DES IMPRIMES POUR LA GIZ AU TCHAD

APPEL D’OFFRES N°83384514

I. INTRODUCTION

La GIZ est un prestataire de services de Coopération Internationale pour le développement durable actif au niveau mondial. Elle a plus de 50 ans d’expérience dans les domaines les plus variés : développement rural, bonne gouvernance, énergie et environnement, promotion de la paix et de la sécurité… Elle coopère avec le secteur privé. Son siège se trouve à Eschborn et à Bonn en Allemagne.

L’Antenne de N’Djamena est rattachée au Bureau Régional de la GIZ à Yaoundé au Cameroun. Des Projets/Programmes (P/P) sont mis en œuvre au Tchad par les fonds des plusieurs bailleurs.

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) Gmbh au Tchad, ci-après dénommé GIZ, est à la recherche d’un ou plusieurs prestataires de services pouvant assurer les services de confection et d’impression des articles et documents sur plusieurs supports.

Cet accord cadre cependant n’obligera pas la GIZ à la coopération exclusive avec le(s) prestataire(s) adjudicataire (s). Elle pourra en fonction de son besoin de faire appel à d’autres prestataires.

NB : Les services sont repartis en 3 lots détaillés à la rubrique V. Details sur les besoins planifiés.

Le soumissionnaire peut postuler pour tous les lots et peut gagner un, deux, ou tous les lots.

II. DUREE DE L’ACCORD CADRE

La durée de l’accord cadre est pour 02 ans, renouvelable sur accord pendant maximum 6 ans en cas de satisfaction et pour des services d’une nature et d’un volume similaire à ceux décrits dans les présents termes de référence.

La satisfaction du service sera évaluée par rapport aux points suivants :

• Rapidité, promptitude et professionnalisme dans le service (accueil, traitement des dossiers dans le délai et conseils) ;
• Qualité des imprimés irréprochables ;

III. TACHES A EXECUTER

Les tâches à exécuter lors de la prestation sont entre autres :

• Confection des t-shirt (polo ou colle chemise), panneaux de visibilité, casquettes, drapelets… avec les logos des projets GIZ ;
• Impression des calendriers, carte visite, badge, journaux, revues, documents, fact-sheet, Flayer A4, dépliant carnet de bord, sac en tissu, casquette, banderoles, Roll-ups, panneaux publicitaire … ;

Ces tâches doivent être exécutées avec un niveau élevé de professionnalisme. Le/les prestataire doit/doivent s’assurer que les imprimés ne comportent aucune erreur avant toute livraison.

Il/ils doit/doivent recevoir le Bon à tirer (BAT) en version physique ou par mail avant l’impression définitive de la commande.

IV. RESULTATS ATTENDUS

La confection et les impressions sur les différents supports sont des hautes qualités. Les imprimés sont reçus dans le délai requis.

V. PRIX DANS L’ACCORD CADRE

L’accord cadre sera basé sur des prix fermes et les conditions de livraison fixées sur un nombre de produits types d’imprimerie stipulé dans ces termes de référence pendant la période mentionnée ci-dessus. D’autres produits ou services pourront être demandés après concertation individuelle sur les prix et conditions pour des produits non-définis. Le volume total de l’accord restera flexible selon les besoins des projets.

VI. DETAILS SUR LES BESOINS PLANIFIÉS

Comme stipulé avant, le volume total du contrat restera flexible selon les besoins des projets, par exemple augmentation, diminution des quantités ou modification des fréquences de commande. Les besoins indiqués ci-dessus ne représentent qu’une planification provisoire, qui peut changer à tout moment.

VII. LIVRAISON DES PRODUITS

Les livraisons des produits doivent se faire aux lieux et délais indiqués dans le bon de commande. Les prix proposés doivent inclure les coûts de livraison à N’Djamena. Les prix de livraison à d’autres lieux seront demandés individuellement (cf. offre financière), le cas échéant. Chaque livraison doit être documentée par les bordereaux de livraisons et des images si nécessaires, ces éléments doivent accompagner la facture lors du dépôt à l’Antenne. Les images sont nécessaires pour les livraisons en grande quantité et les produits imprimés en grand format des lots 2 et 3.

En outre, les soumissionnaires sont demandés d’indiquer le délai de livraison à N’Djamena qui s’applique pour chaque produit. Ce délai s’appliquera, au maximum, pour chaque livraison ; la GIZ se réserve le droit de choisir un autre fournisseur au cas où le soumissionnaire adjudicataire ne serait pas en mesure de fournir les matériels demandés dans le délai stipulé dans cette offre.

VIII. FACTURATION ET PAIEMENT

1. Le Prestataire présentera une facture à l’Antenne GIZ à N’Djamena après chaque livraison. Les factures doivent être soumises en langue Française et en monnaie locale Francs CFA.

Lors du dépôt de la facture pour le paiement, elle doit être accompagnée d’une copie de bon de commande (mail ou bon de commande en bonne due forme), bordereau de livraison signé par le projet ou l’Antenne en original, les images des matériels/produits livrés si elles sont faites.

2. Le paiement s’effectuera par l’Antenne de GIZ dans un délai d’un (01) mois à partir de la présentation par le contractant des documents suivants :

a. La facture numérotée, datée et signée. Elle doit comporter le Numéro du Projet (PN), l’intitulé du projet, numéro du bon de commande, les mentions obligatoires (article 246 nouveau du CGI) ci-dessous sur son offre :

1. NIF du Client (6001557R) et du Fournisseur/Prestataire
2. Mention de l’enregistrement pour certaines factures
3. Quantité des biens livrés ou service rendus (Volume, Unité, Taux horaire…)
4. Dénomination du bien ou service : Nature et caractéristiques du bien ou services
5. Prix unitaire Hors TVA
6. Date de délivrance ou d’émission de la facture
7. Numéro de la facture
8. Taux et montant de la TVA
9. Total hors taxes et Montant TTC

Mention obligatoire à compléter avec celles prévues aux articles 1014 et 1026 du CGI :

10. Nom et adresse du client
11. Nom et Adresse du Fournisseur ou Prestataire

Le paiement des prestations de services sera effectué en monnaie locale soit par chèque ou virement bancaire sur un compte domicilié auprès d’une banque au Tchad.

IX. MESURES ENVIRONNEMENTALES

Les entreprises doivent s’engager et exiger de leurs éventuels sous-traitants qu’ils s’engagent, en matière d’environnement, à observer les normes internationales en cohérence avec les lois et règlements applicables au Tchad.

X. PROFIL RECHERCHE

Cet appel d’offres s’adresse aux imprimeurs et aux prestataires de service d’imprimerie dotés des expériences et compétences avérées dans le domaine de confection et des impressions des banderoles, bol, stylo, roll-ups, dépliant, cachets …

Les soumissionnaires disposant des dossiers administratifs à jour et au complet ci-dessous peuvent postuler.

XI. PROCEDURE DE SELECTION

A. Modalités de soumission d’offre et évaluation des offres

1. Contenu de l’offre

a. Dossiers administratifs

Le Dossier Administratif est composé des copies des pièces éliminatoires et des pièces complémentaires remplies signées et cachetées.

Pièces éliminatoires : (la non présence ou la non validité de l’une de ces pièces, conduit à l’élimination du soumissionnaire pour le reste de l’évaluation). Il s’agit de :

• Attestation d’exercice en cours de validité ;
• Extrait du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM)
• Patente de l’année en cours ;
• Certificat d’Identification fiscale (CIF) au nom de l’entreprise ;
• Carte du contribuable (carte fiscale) de l’année en cours au nom de l’entreprise ;
• Attestation de non faillite datant de moins de trois mois ;
• Plan de localisation et adresse complète signé et cacheté par la Direction Générale des impôts ;
• Attestation de domiciliation bancaire au nom de l’entreprise ;

Pièces complémentaires (fournies par la GIZ et doivent être remplies et signées pour permettre à la GIZ de traiter vos dossiers. Leur présence dans le dossier administratif constitue un atout en cas d’égalité). Toutefois aucun prestataire, fournisseurs ne sera attributaire d’un marché à la GIZ sans avoir adhéré à ces conditions.

Il s’agit de :

• Déclaration d’intégrité GIZ et AFD;
• Conditions générales des contrats ;
• Fiche d’inscription dans la base de données GIZ dument remplie et signée par les nouveaux prestataires, fournisseurs n’ayant jamais été enregistrés à la GIZ ;
• Déclaration de consentement concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel.

Après l’évaluation et avant l’attribution du marché, le soumissionnaire adjudicataire devra présenter les originaux de tous ces documents demandés. En outre, il devra présenter les documents suivants sous forme originale et en cours de validité :

• Attestation de mise à jour CNPS ;
• Quitus fiscal.

Les documents et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Dossier administratif».

b. Dossier technique

Il est composé de :

1. Les échantillons techniques comprenant :

a) Un échantillon de chaque article ;

Tous les échantillons doivent être dans l’emballage le concernant.

2) Liste des équipements techniques :

a) 3 imprimantes recto-verso et plus en couleur des différents formats de papiers (images accompagnées des spécifications techniques);

b) 4 imprimantes recto-verso et plus blanc noir des différents formats de papiers (images accompagnées des spécifications techniques);

c) 2 grandes imprimantes couleurs des banderoles (images accompagnées des spécifications techniques); ;

d) 1 machines de confection et d’impression des logos sur les t-shirts, les casquettes… (images accompagnées des spécifications techniques);

e) Liste de matériels complètes.

3) Copie des contrats / commandes similaires :

a) Copies de contrats/commandes similaires ≥ 4 accompagnées de la liste actuelle des clientes recevant les mêmes prestations.

4) Personnel, le prestataire doit au minimum avoir :

a) Un sérigraphe : ≥ Bac +3 avec 3 ans d’expérience (grille d’évaluation technique : 2.11 et 2.1.3) ;

b) Informaticien expérimenté dans le domaine des imprimeries : ≥ Bac +3 avec 3 ans d’expérience (grille d’évaluation technique : 2.2.1 et 2.2.3;

c) Liste du personnel accompagné de CV et poste.

La pièce et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Offre technique».

c. Offre financière

Présentée sous pli fermé portant le nom de la société, portant la mention « offre financière » qui doit contenir les informations suivantes :

• Cout de livraison

B. Evaluation des offres

Avant de procéder à l’évaluation détaillée des offres, la GIZ s’assurera que chaque offre remplit les critères de recevabilité, est dûment signée et est présentée dans la langue requise. La GIZ procèdera à l’évaluation de cet appel d’offres en 3 étapes :

a. Évaluation des dossiers administratifs

Il sera procédé ici à la vérification de la présence et de la validité des pièces du dossier administratif. L’absence ou la non validité de l’une des pièces éliminatoires, entraine le rejet de l’offre.

Pour les pièces complémentaires, elles sont obligatoires pour le traitement des dossiers de chaque soumissionnaire. Leur présence dans le dossier administratif si elles sont déjà remplies et signées, constitue un atout en cas de compétence égale. Si elles n’existent pas, ou pas dument signés dans le dossier administratif, le soumissionnaire serait tenu de le faire dans tous les cas avant le passage à l’étape technique si le nombre minimal de cinq (5) dossiers complets n’a pas été atteint. Ainsi, les soumissionnaires se verront éliminés en cas d’atteinte du nombre minimal de dossier complets. A défaut, le cas échéant on procédera à l’inventaire des dossiers les plus complets parmi les moins complets en vue de compléter la liste au nombre minimal de cinq (5) et les inviter à les compléter dans un délai de 24h.

b. Evaluation technique:

Elle prendra en compte les offres jugées recevables après la vérification d’aptitude et sera conduite sur la base des critères définis dans la grille d’évaluation technique en annexe.

• Un minimum de 70 points est nécessaire pour être éligible à l’évaluation financière ;

• L’offre technique ne doit comporter aucune information financière.

c. Évaluation des Offres financières

Elle prendra en compte les soumissionnaires qualifiés à l’étape technique et se déroulera suivant les étapes suivantes :

• La vérification de la conformité entre les prix en lettres et ceux en chiffres. S’il y a contradiction entre les prix en lettres et ceux en chiffres, les prix en lettres prévaudront et ceux en chiffres seront corrigés ;
• La vérification des calculs. Ainsi s’il y a contradiction entre le montant total de l’offre et le montant total obtenu par application de la quantité au prix unitaire, ce dernier prévaudra et le montant total sera corrigé.

XII. PONDERATION

1. Évaluation technique

L’évaluation technique se fera suivant les critères inscrits dans la grille de notation.

La note technique est déterminée selon la formule suivante :

Note Technique (NT)=  (Nombre de points obtenus )/(Meilleur nombre de points)  ×30

2. Évaluation financière

À la suite de la correction des erreurs de calculs arithmétiques, les offres financières seront pondérées de la manière suivante :

Note Financière (NF)=  (Montant le plus bas )/(Montant du soumissionnaire)  ×70

3. Évaluation globale des offres

Elle consistera à attribuer les notes finales aux soumissionnaires ainsi qu’il suit :

Note Globale (NG) = NT + NF

Le soumissionnaire ayant obtenu le maximum de points après l’addition des notes technique et financière, sera déclaré adjudicataire du marché sous réserve qu’il présente sous 72h les originaux de son dossier administratif y compris l’attestation de mise à jour de la CNPS et le quitus fiscal tous deux en cours de validité.

NB : L’information sur la fin de la procédure sera communiquée par mail et affiche devant nos Bureaux. Seuls les soumissionnaires ayant d’adresse mail seront informés de la fin de la procédure. Pour ce faire, nous vous invitons à inscrire votre adresse mail fonctionnelle sur la liste de dépôt des offres.

XIII. CONDITIONS DE SOUMISSION

1. Droit de réserve

La GIZ se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute offre, d’annuler la procédure d’Appel d’Offres public et de rejeter toutes les offres, à tout moment avant l’attribution du marché, sans encourir pour autant une responsabilité quelconque vis-à-vis des soumissionnaires concernés et sans être tenu d’informer les soumissionnaires affectés des raisons de sa décision.

2. Langue et monnaie

Les offres ainsi que toute correspondance échangée entre le soumissionnaire et la GIZ dans le cadre du présent appel d’offres seront rédigées en français.

Les propositions de prix seront libellées dans la monnaie locale du pays dans lequel le marché sera exécuté (en Francs CFA).

3. Conditions de recevabilité des offres

• Recevabilité des offres physiques

L’offre complète doit être dans une enveloppe contenant le dossier administratif, l’offre technique et l’offre financière. Elles doivent être présentées séparément, chacune dans une enveloppe scellée, avec intitulée « Dossier administratif », « Offre technique lot…» et « Offre financière lot…» ; toutes les enveloppes dans une grande enveloppe, portant la mention «Appel d’offres N° 83384514: RECRUTEMENT D’UN/DES PRESTATAIRE/S RELATIF A LA PRODUCTION DES IMPRIMES POUR LA GIZ AU TCHAD».

Les offres doivent être soumises au plus tard le 29/07/2021 à 15h :30mn au Bureau de l’Antenne GIZ à N’Djaména au Tchad, rue 3258, porte 247 au quartier Klémat.

Toute offre reçue après ce délai, ne sera pas traitée.

NB : cet appel d’offre est soumis aux conditions générales des contrats de la GIZ (voir annexe).

Pour toute demande de renseignements complémentaire, veuillez-vous adresser à l’adresse mail suivante : TD_Inquiry@giz.de   ou envoyez une correspondance à l’adresse ci-dessus, l’objet de votre mail ou correspondance doit porter : «N° 83384514_Demande de renseignements_Appel d’offres : RECRUTEMENT D’UN/DES PRESTATAIRE/S RELATIF A LA PRODUCTION DES IMPRIMES POUR LA GIZ AU TCHAD». La date limite de demande de clarification est au plus tard le 18/07/2021. Les réponses aux éventuelles questions de clarifications seront affichées devant la porte de l’Antenne GIZ à N’Djamena et sur le site Tchad carrière au plus tard le 19/07/2021 à 16h00mn.

Fait à N’Djamena, le

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