ALIMA – SIEGE – Comptable H/F – DAKAR

Détails du poste : http://candidatures.alima.ong/Position/60

DESCRIPTION GENERALE DU POSTE

Le comptable siège est responsable de l’organisation et du suivi de la comptabilité d’ALIMA siège et de la comptabilité « monde » de l’association.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Il est sous la responsabilité du Chef de Service Comptabilité.

Il travaille en étroite collaboration avec les autres membres du bureau administratif finance RH de Dakar, notamment la comptable principale, afin de s’assurer d’une communication optimale de l’information.

MISSIONS PRINCIPALES

Gestion courante de la comptabilité

• Codification des journaux comptables (Date/Libellé/Compte comptable/Projet/Contrat/Ligne financière/Code Tiers)
• Saisies / Mise à jour comptable sur journaux de caisses et de banques
• Enregistrement des encaissements et décaissements, des avances de trésorerie (personnel, expatriés, bailleurs)
• Enregistrement des dons en nature (valorisation et identification des données Collecte)
• Enregistrement des dépenses (dont remboursement des frais généraux) de/pour un service attaché aux Offices Dakar-Paris (Intermission)
• Enregistrement des dépenses engagées par la mission et payée par le siège
• Modification des écritures et corrections en journal d’OD sur Odoo
• Etablissement des Etats récapitulatifs mensuel, des coûts refacturés aux bailleurs de fonds (pour les expatriés et pour les équipements)
• Conception des fichiers d’importation pour l’intégration des écritures relative au traitement des salaires et données RH (FIDELIANCE, Sans Charges et SALDAK)
• Mise à jour des TA et applications des correctifs sur les données comptables, avec effet rétroactif à réception des Timesheet
• Refacturations liées aux assurances (+suivi et rapprochement)
• Refacturations liées Billets d’avion (+suivi et rapprochement)
• Intégration des fichiers dans Saga et suivi de l’encodage des variables salaires des comptabilités/Pays
• Intégration des fichiers MSF et TOKIO MARINE
• Encodage des journaux financiers : BBA BFA CFA et EBEC dans le journal d’OD
• Réconciliation de la caisse
• Réconciliations bancaires

Analyse et suivi des opérations et justificatifs des opérations de transfert : dans la même devise et les opérations de transfert externe avec change (missions)

Les justificatifs d’avance (classe 4)

• Suivi des dépôts et cautions locatives, des prêts au personnel local, des avances sur indemnités/salaires des expatriés, les enveloppes-sécu des expatriés, des avances aux fournisseurs
• Suivi des subventions (fonds dédiés) ou remboursement (traitement des documents inéligibles suite aux audits) aux bailleurs-terrain
• Réconciliation des états récapitulatif des dépenses faites pour une mission gérée par le siège (dites « dépenses INTERCO Explo »)
• Réconciliation des états des dépenses faites pour un projet bien déterminé géré par le siège (dites « dépenses INTERCO Pays ») via la lettre de couverture

Contrôle et suivi des opérations de trésorerie

• Contrôle mensuel des caisses
• Contrôle et rapprochement des comptes bancaires (Siège)
• Réconciliation et justification des réceptions de dons en nature (recettes issues de la Collecte), validation comptable pour les quitus

Contrôle des reporting mensuels des comptabilités/Terrains

En procédant à l’analyse des liasses comptables mensuelles (lettre de couverture) : contrôle des journaux, des enregistrements, des justificatifs transmis par scan, des comptages de caisse, des rapprochements bancaires.

Intégration des données RH

• Contrôle et mise à jour du TA en collaboration avec les RGT et les COFIN/CORH pays
• Reconstruction des livres de Paie : Expat/FR/Nationaux
• Contrôle de cohérence sur l’apurement des provisions pour congés (traitement des STC)
• Conception des masques d’importation sur Odoo
• Intégration et contrôle des données importées

Intervention / Support

• Effectuer des visites sur les terrains afin de s’assurer du respect des cadres légaux et juridiques, de la bonne organisation fonctionnelle du service financier
• Former le/la gestionnaire qui sera en charge de la comptabilité (l’objectif étant d’établir une comptabilité permanente même après votre départ)
• S’assurer de la mise en œuvre de tous les contrôles internes selon les directives des standards ALIMA
• S’assurer de l’encodage quotidien dans le logiciel SAGA et des contrôles de caisse
• S’assurer de l’existence des règles de gestion et des règles comptables dans les missions, visant à assurer la sécurité de l’argent, le respect des procédures et garantissant la lisibilité des dépenses (pièce justificatives, processus d’engagement des dépenses)
• Contrôler le niveau de trésorerie nécessaire au bon déroulement des opérations (maîtrise maximale des risques sécuritaires et opérationnels)
• En collaboration avec les RGT des 3 desks, des COFIN et CORH, s’assurer des suivis budgétaires mensuels généraux, en formalisant des alertes sur toutes anomalies relevées à l’étude des packs comptables
• Mettre en application les propositions d’actions correctives (écritures de réaffectations budgétaires ou de correction)

Tenue et révision de l’ensemble des opérations comptables et établissement du bilan

• Analyse des comptes
• Comptabilité analytique

Archivage

• Préparation des classeurs « Vsalaires » (documentation liée à la paie)
• Respecter les numéros de saisie et bien ordonné dans les classeurs respectifs
• Toujours mettre à jour le classeur des gros fournisseurs (ALLIANZ, MSF, ASSURANCE, Billets d’Avion) par rapport aux factures reçues, le classeur CASA ALIMA et BREAK

PROFIL RECHERCHE

• Niveau de formation : au moins bac+3 en Comptabilité, Gestion
• Connaissances logiciels : Excel (très bon niveau), logiciel comptable Sage
• Connaissances logiciels : Odoo, connaissance de SAGA sera un atout
• Expérience professionnelle : minimum 2 ans (expérience humanitaire apprécié)
• Langue exigée : Français courant et Anglais (parlé/écrit)
• Notions en contrôle et audit interne seraient un plus

CONDITIONS

Durée du contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD) de droit sénégalais d’une durée de 6 mois

Prise de poste : dès que possible