Recrutement d’un chef du groupe des états de paie et des décaissements, P3, Addis Abéba, Ethiopie

Cette mission repose sur les cinq nouvelles orientations stratégiques de la CEA, qui sont les suivantes : Consolider la place que la CEA occupe en tant qu’institution du savoir de premier plan qui s’appuie sur sa position privilégiée et ses prérogatives incomparables pour apporter des solutions mondiales aux problèmes du continent et mettre les solutions locales à la disposition du continent ;Définir des politiques macroéconomiques et structurelles propres à accélérer la diversification économique et la création d’emplois ;Concevoir et mettre en œuvre des modèles de financement novateurs permettant de financer les infrastructures, les ressources humaines, les ressources matérielles et les biens sociaux pour assurer la transformation de l’Afrique ; Apporter des solutions aux problèmes régionaux et transfrontaliers en mettant l’accent sur les facteurs de développement importants que sont la paix, la sécurité et l’inclusion sociale ; Défendre la position de l’Afrique au niveau mondial et élaborer des solutions régionales à proposer pour contribuer à la résolution des problèmes de gouvernance de dimension mondiale.

Le poste est à pourvoir dans la Section des finances de la Division de l’administration de la Commission économique pour l’Afrique (CEA). Le titulaire rendra compte au Chef de la Section des finances.

États de paie :

• Gérer, administrer et approuver les états de paie de la CEA en prenant en charge l’administration des traitements et en examinant les résultats pour en assurer l’exactitude, l’exhaustivité et le caractère raisonnable ;
• Gérer les primes d’assurance, approuver les avances de traitement, les allocations-logement et les versements à la cessation de service ;
• Examiner et approuver annuellement les états de rapprochement des comptes des participants au fonds de pension ;
• Examiner et approuver les notifications de cessation de service à l’expiration des contrats du personnel ;
• Être en contact permanent avec les ressources humaines pour s’assurer que les dossiers des membres du personnel sont complets et exacts ;
• Donner des avis et des indications concernant le Règlement financier et les règles de gestion financière en vigueur à l’ONU, ainsi que les instructions comptables, le Règlement et le Statut du personnel et les politiques et pratiques administratives connexes ;
• Coordonner et superviser le traitement des états de paie, des factures des fournisseurs et des demandes de remboursement des frais de voyage et autres paiements ;
• Définir les besoins et collaborer avec les services chargés des systèmes en vue d’établir les rapports financiers pertinents ;
• Servir de spécialiste local des processus d’Umoja pour les modules relatifs aux états de paie et aux avantages du personnel et le dépannage technique.

Décaissements :

• Gérer, administrer et approuver les paiements des indemnités journalières de subsistance aux participants, directement ou par le truchement du responsable des paiements relatifs aux conférence ;
• Régler correctement les paiements aux agences de voyage, après avoir vérifié les autorisations de voyage correspondantes ;
• Vérifier l’exactitude des indemnités journalières de subsistance demandées et approuver les relevés de dépenses connexes ;
• Confirmer que les engagements de dépenses proposés ou les dépenses encourues pour des services, des installations ou du matériel, ainsi que pour les dépenses du personnel, sont conformes au Règlement financier et aux Règlement et Statut du personnel de l’ONU, au budget et aux tableaux d’effectifs pertinents et aux allocations de crédit approuvées ;
• Veiller à la fiabilité des systèmes de comptabilité, d’information comptable et de contrôle interne et à la tenue de tous les livres ;
• Gérer et améliorer les procédures et les contrôles pour permettre de traiter et de régler rapidement les paiements concernant les rapports de dépenses ;
• Gérer et améliorer les procédures et les contrôles pour permettre de traiter et de régler rapidement les paiements des fournisseurs de services et consultants ;
• Gérer et améliorer les procédures et les contrôles pour permettre de traiter et de régler rapidement les paiements aux fournisseurs, les paiements des avances et les transferts de fonds à des organismes des Nations Unies ;
• Gérer et améliorer les opérations effectuées par les fournisseurs de services et les demandes de remboursement de frais de voyage en vue de traiter rapidement et sans erreurs les demandes et d’approuver les documents correspondants des comptes créditeurs dans Umoja ;
• Examiner les demandes de règlement de factures, les contrats de louage de service, les frais dus aux fournisseurs et approuver les décaissements correspondants ;
• Suivre, analyser et gérer les postes non utilisés relatifs aux comptes créditeurs, suivre et rendre compte de l’état des postes non utilisés au superviseur ;
• Faire régulièrement des vérifications (code MRRL) de lots de factures pour les paiements des fournisseurs de services et consultants ;
• Servir de spécialiste local des processus d’Umoja pour les rapports financiers, les modules de voyage et autres modules de paiements, et le dépannage technique ;
• Aider tous les clients dans le traitement des rapports de dépenses et autres paiements ;
• Se tenir informé des fonctions d’Umoja relatives aux Nations Unies et donner des conseils à leur sujet.

Fonctions d’ordre général :

• Participer à la gestion de l’administration et du personnel, organiser et répartir les tâches entre les membres du personnel, établir les définitions d’emploi, définir les besoins de perfectionnement du personnel et encourager ce dernier à participer aux activités de perfectionnement et d’apprentissage, servir et participer en qualité de personne focale aux réseau mondial relatif aux comptes créditeurs et aux états de paie en organisant régulièrement des vidéoconférences et autres modes travail en réseau ;
• Suivre et évaluer le comportement professionnel du personnel et établir des rapports d’évaluation objectifs, participer à la sélection du personnel et aux arrangements concernant les effectifs, représenter la Section ou l’Équipe à des réunions, donner suite, s’il y a lieu aux audits et à d’autres demandes et servir et participer à l’élaboration et au peaufinage des rapports d’analyse décisionnelle relatifs aux comptes créditeurs ;
• Organiser des réunions d’équipe pour échanger des informations, informer le personnel et définir ce qui doit être fait et les aspects à améliorer et mettre en exergue les réussites, travailler en étroite collaboration avec l’équipe du réseau mondial pour apurer les anciennes créances et autres postes non utilisés ;
• Participer à des tâches ponctuelles – représenter, en tant que coordonnateur, l’administration aux réunions du Comité permanent interorganisations de l’ONU pour les enquêtes sur les indemnités journalières de subsistance ;
• Répondre aux observations des vérificateurs des comptes internes et externes et suivre d’effet leurs recommandations ;
• Fournir les informations nécessaires et pertinentes pour donner suite aux constations des audits ;
• S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.

Aptitude à planifier et organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins, prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client : Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l’avancement des projets et tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

Suivi du comportement professionnel : Déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés ; veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous ; estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences; suivre l’avancement du travail au regard des échéances ; s’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu’ils obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires ; encourager le risque et soutenir la créativité et l’initiative ; appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateurs ; faire preuve de justice dans la notation.

La désignation, l’affectation et le renouvellement se feront sous réserve que le poste soit vacant, que les fonds soient disponibles, que le budget soit approuvé.

Le Secrétariat des Nations Unies est déterminé à atteindre la parité des sexes dans son personnel. Les femmes sont fortement encouragées à se présenter comme candidates à ce poste.

Des antécédents impeccables du point de vue de l’intégrité et du respect des règles déontologiques sont indispensables.

Pour ce poste, les personnes originaires des États Membres suivants, qui sont non représentés ou sous-représentés au Secrétariat de l’ONU au 31 décembre 2019, sont vivement encouragés à faire acte de candidature : Afghanistan, Andorre, Angola, Antigua-et-Barbuda, Arabie saoudite, Bahreïn, Belize, Brésil, Brunéi Darussalam, Cabo Verde, Cambodge, Chine, Comores, Cuba, Dominique, Émirats arabes unis, États fédérés de Micronésie, États-Unis d’Amérique, Fédération de Russie, Gabon, Grenade, Guinée équatoriale, Guinée-Bissau, Îles Marshall, Îles Salomon, Japon, Kiribati, Koweït, Lesotho, Libéria, Libye, Liechtenstein, Luxembourg, Monaco, Mozambique, Nauru, Norvège, Oman, Palaos, Papouasie-Nouvelle-Guinée, Qatar, République bolivarienne du Venezuela, République centrafricaine, République de Corée, République démocratique populaire lao, République islamique d’Iran, République populaire démocratique de Corée, Saint-Vincent-et les Grenadines, Sainte-Lucie, Sao Tomé-et-Principe, Soudan du Sud, Suriname, Timor-Leste, Turkménistan, Tuvalu, Vanuatu.

Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier.L’ONU ne perçoit de frais à aucun stade du recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien, formation, etc.), et elle ne demande aucune information bancaire.