Le Programme Alimentaire Mondial recrute un assistant à l’administration et finance, GS5, (120523), Bangui, Republique Centrafricaine
Intitulé du poste : Assistant a l’Administration et Finance
Grade : GS5
Type de contrat : Fixed Term
Durée d’emploi : Un (1) an (renouvelable après une période probatoire satisfaisante)
Unité : UNHAS
Nombre de poste : Un (1)
Lieu d’affectation : Bangui (République Centrafricaine)
Contexte :
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) des Nations Unies en Centrafrique souhaite recruter pour le service d’aviation humanitaire des nations unies, un (e) assistant (e) a l’administration et finance qui travaillera directement sous la supervision du Chargé d’Administration et Finance.
Responsabilités :
FINANCES :
- Fournir un appui au personnel, selon les procédures et techniques relatives aux finances et à la gestion budgétaire, afin de s’assurer du respect des directives et règles du PAM, en général et de UNHAS, en particulier ;
- Soutenir l’élaboration et la mise en œuvre de procédures financières et comptables ainsi que des systèmes de contrôles internes appropriés ;
- Coordonner avec d’autres équipes afin d’assurer que tous les services financiers et administratifs sont réalisés efficacement et en fonction des besoins ;
- Comptabiliser et traiter les transactions financières de manière précise et en respectant les délais ;
- Compiler les données des systèmes du PAM afin d’aider à générer et à analyser des rapports financiers sur une base régulière ;
- Gérer le compte de petite caisse / sous-avances, examiner et analyser les comptes des fournisseurs de manière cohérente et conforme aux normes requises ;
- Compiler les relevés mensuels pour chaque client de UNHAS afin de permettre une analyse de l’état financier de tous les comptes ;
- Assurer la création des comptes d’utilisateurs dans WINGS et maintenir un classement adéquat des formulaires de demande de création des comptes d’utilisateurs ;
- Assurer la saisie correcte d’informations financière dans WINGS; rendre compte au supérieur hiérarchique des anomalies et irrégularités constatées ;
- Assurer l’enregistrement des payements d’utilisateurs UNHAS dans le système comptable WINGS ;
- Assurer la gestion du coffre-fort, la mise à jour et classement des rapports du contenu du coffre-fort ;
- Assurer régulièrement la réconciliation bancaire et l’analyse des comptes d’utilisateurs UNHAS ;
- Maintenir un système de contrôle adéquat pour l’enregistrement des transactions financières : Vérification des pièces administratives et comptables, engagement des dépenses sur les budgets ;
- Préparation des correspondances et réponses aux différentes questions officielles d’utilisateurs UNHAS sur consultation et avis du superviseur ;
- Enregistrements des salaires du staff UNHAS dans WINGS.
ADMINISTRATION :
- Vérifier qu’un certain nombre de services sont assurés, comme la gestion des installations et des véhicules légers, l’administration des voyages ou le respect des protocoles y afférents, en tenant à jour les informations, afin de contribuer au maintien d’un environnement de travail sûr et agréable ;
- Regrouper et traiter diverses informations, notamment en les diffusant pour qu’elles puissent être exploitées lors de l’établissement de documents et de rapports normalisés destinés à l’unité considérée, afin de faciliter la prise de décisions et de permettre une gestion efficace des ressources ;
- Gérer et tenir à jour des dossiers au format papier et sous forme électronique relevant du domaine de responsabilité considéré conformément aux procédures en vigueur, afin d’assurer un accès rapide et facile aux données selon que de besoin ;
- Faire des recherches et mener des analyses simples de données, afin de contribuer à la communication d’informations fiables et à la gestion efficace des ressources ;
- Servir de premier interlocuteur ou de première interlocutrice pour les demandes d’information internes pour faciliter la résolution efficiente et efficace des problèmes rencontrés au quotidien ;
- Fournir des éléments susceptibles d’alimenter les méthodes et les pratiques couramment utilisées dans le domaine de travail considéré pour favoriser l’amélioration continue des services assurés ;
- Préparer des correspondances et réponses aux différentes questions officielles des utilisateurs ;
- Assurer l’obtention des visas pour les pilotes et staff UNHAS en mission en République Centrafricaine ;
- Assurer la gestion des cartes du carburant et la production des rapports mensuels de consommation du carburant par les véhicules UNHAS ;
- S’assurer que le bureau UNHAS dispose des matériels et consommables nécessaires pour son fonctionnement ;
- S’assurer de la propreté et la bonne maintenance des installations UNHAS : Propreté de l’espace de travail et des installations sanitaires, bon fonctionnement de l’électricité et de la plomberie ;
- S’assurer que le réapprovisionnement en carburant et maintenance des véhicules est fait dans le délai selon les règles ;
- Assurer le secrétariat des réunions UNHAS, du User Groupe et Steering Group committe ;
- Assurer l’envoi régulier par e-mail des factures aux utilisateurs UNHAS et s’assurer du classement adéquat des preuves de réception des courriers envoyés aux utilisateurs ;
- Veiller à l’application des règles et procédure du PAM, aussi exécuter toute autre tâche demandée par le superviseur.
4P capacités principales d’organisation :
Mission :
- Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP ;
- Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe au superviseur ;
- Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe : Explique l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers ;
- Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l’unité serviront à la mission du PAM.
Equipe :
- Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités ;
- Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons ;
- Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail ;
- Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.
Performance :
- Encourager l’innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d’être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues ;
- Se concentrer sur l’obtention de résultats : Se concentre sur l’obtention de résultats et suit les tendances des taux d’achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d’efficacité ;
- Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements ;
- Être décisif : Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain
Partenariat :
- Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d’autres unités au superviseur ;
- Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs ;
- Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe ;
- Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.
Capacités fonctionnelles :
| Nom de la capacité | Description du comportement attendu pour le niveau de compétence |
| Contrôle interne et conformité | Démontre des connaissances de base sur les contrôles internes, la gestion des risques et les mécanismes de suivi, ainsi que leur applicabilité aux activités critiques du PAM. |
| Budgétisation du rendement, analyse et rapports | Démontre sa participation aux efforts de planification des affaires en élaborant des budgets et des prévisions de base au niveau des projets, intégrant des informations de diverses sources, le cas échéant, pour surveiller les ICP. |
| Gestion des ressources | Démontre la capacité de suivre et de compiler des rapports sur le personnel de QG et du terrain et l’utilisation des ressources au niveau du projet. |
| Mgmt financier. & Principes comptables | Applique sa connaissance des principes et pratiques financieres et comptables pour assurer la conformité aux politiques du PAM, aux procédures applicables et aux normes comptables |
| Chaîne d’approvisionnement et connaissances opérationnelles | Démontre une compréhension de base des principes du programme, de la mise en œuvre et de la chaîne d’approvisionnement du PAM (y compris les modalités et les structures du projet). |
Capacités fonctionnelles :
| Nom de la capacité | Description du comportement attendu pour le niveau de compétence |
| Contrôle interne et conformité | Démontre des connaissances de base sur les contrôles internes, la gestion des risques et les mécanismes de suivi, ainsi que leur applicabilité aux activités critiques du PAM. |
| Budgétisation du rendement, analyse et rapports | Démontre sa participation aux efforts de planification des affaires en élaborant des budgets et des prévisions de base au niveau des projets, intégrant des informations de diverses sources, le cas échéant, pour surveiller les ICP. |
| Gestion des ressources | Démontre la capacité de suivre et de compiler des rapports sur le personnel de QG et du terrain et l’utilisation des ressources au niveau du projet. |
| Mgmt financier. & Principes comptables | Applique sa connaissance des principes et pratiques financières et comptables pour assurer la conformité aux politiques du PAM, aux procédures applicables et aux normes comptables |
| Chaîne d’approvisionnement et connaissances opérationnelles | Démontre une compréhension de base des principes du programme, de la mise en œuvre et de la chaîne d’approvisionnement du PAM (y compris les modalités et les structures du projet). |
Qualifications minimales standard :
| Education : | Diplôme d’études secondaires. Un certificat d’études postsecondaires dans les domaines de la gestion financière, sciences de gestion, administration ou tout autre domaine fonctionnel connexe. |
| Langue : | Français : maîtrise (niveau C) en langue anglaise. Une bonne connaissance de l’anglais serait un atout. |
Female applicants and qualified applicants from developing countries are especially encouraged to apply.
WFP has zero tolerance for discrimination and does not discriminate on the basis of HIV/AIDS status.
No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.
