Termes de référence

Etudes, montage de DAO et suivi des constructions de hangar

Contexte et justification :

Le programme « Opérationnalisation de la filière semencière au Tchad », Phase II (PROFI-SEM), est un programme financé par la Direction du Développement et de la Coopération (DDC) suisse au Tchad et mis en œuvre par la (GIZ InS). L’objectif global est « Une filière semencière efficiente et bien organisée (système formel et informel), bénéficie à un plus grand nombre d’agriculteurs (trices) et permet de diversifier et d’améliorer les systèmes de production agricole dans les régions d’intervention du projet ».

Dans le cadre du renforcement des capacités de stockage des fédérations provinciales de production de semences (FPRS), le PROFI-SEM souhaite mettre en place 5 hangars pour le stockage des semences certifiées.

Ceux-ci seront situés indicativement à :

Pour ce faire chaque fédération bénéficiaire doit pouvoir être en mesure de montrer un emplacement retenu, le statut foncier du site (au nom de la fédération), le mécanisme d’apport en nature de la fédération, le mécanisme de gestion.

C’est dans ce cadre qu’il est recherché une expertise auprès des bureaux d’études en vue d’établir les rencontres et les conventions avec les fédérations, de faire les études préliminaires, d’élaborer les DAO et d’effectuer le suivi des constructions des hangars.

Taches et rôles :

Le bureau sera chargé d’élaborer et de suivre les dossiers de génie civil :

1. Appui/conseil au PROFI-SEM en matière de génie civil ;
2. Evaluation anciens hangar/leçons apprises ;
3. Réalisation d’un état des lieux et une concertation avec les bénéficiaires prenant en compte ; les souhaits et également l’aspect foncier ;
4. Elaboration de mécanismes de participation des bénéficiaires, garantie et de conventions avec les bénéficiaires ;
5. Réalisation des études techniques (plan, devis qualitatif et quantitatif, cahier des charges, …) ;
6. Préparation des DAO pour les constructions ;
7. Appui au dépouillement technique des offres ;
8. Suivi de l’exécution des chantiers pour les 5 hangars et rapportage.

Résultats attendus :

Les résultats attendus sont :

• Le PROFI-SEM est appuyé et conseillé en matière de construction de hangar ;
• Les anciens hangars sont évalués et les leçons tirées ;
• Les mécanismes de participation, les aspects fonciers, les garanties et les conventions avec les bénéficiaires sont clairement établis ;
• Les dossiers sont élaborés (plan, devis quantitatif, devis estimatif, cahier des charge) ;
• Les DAO pour les constructions sont élaborés ;
• Les chantiers sont suivis ;
• Les réceptions sont réalisées ;
• Des rapports d’étapes et un rapport final sont fournis.

Profil et expérience demandés :

Le profil recherché est le suivant :

• Bureau d’expertise infrastructure et ingénierie légalement enregistré (NIF,…) ;
• Société reconnue au niveau de l’ordre des architectes ou BTP ;
• Connaissance du monde rural et de communautés de base.

Période et modalités de réalisation :

La période de réalisation s’étalera sur deux ans à compter de la date de signature avec  145 jours de prestation. Chaque étape de réalisation fera l’objet de termes de références détaillés qui préciseront entre autres le nombre de jours à prester.

Présentation des offres :

Les offres seront déposées dans une enveloppe fermée et devront porter la mention :« Cotation N° 83351264 : Etudes, élaboration DAO et suivi des constructions de hangar pour le PROFISEM ».

Détail du dossier :

A. Partie administrative composée de :

• L’attestation d’exercice en cours de validité ;
• Le registre de commerce ;
• La patente de l’année 2019 ;
• Le certificat de non faillite datant de moins de trois mois ;
• Le certificat d’identité fiscal (CIF) au nom de l’entreprise ;
• La carte fiscale de l’année 2019 au nom de l’entreprise ;
• Attestation de compte bancaire au nom de l’entreprise ;
• Reconnaissance de la société au niveau de l’ordre des architectes ou BTP ;
• Plan de localisation de l’entreprise certifié par l’inspection des impôts.

Les pièces complémentaires (fournies par la GIZ) et doivent être remplies et signées pour permettre à la GIZ de traiter vos dossiers. Leur présence dans le dossier administratif constitue un atout en cas d’égalité). Il s’agit de :

• Déclaration d’intégrité GIZ signée par le soumissionnaire ;
• Fiche d’inscription dans la base de données GIZ dument remplie et signée par les nouveaux prestataires, fournisseurs n’ayant jamais été enregistrés à la GIZ ;
• Déclaration de consentement GIZ concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel signée par le soumissionnaire ;
• Lettre de soumission signée par le soumissionnaire.

-> Ces pièces alignées dans l’ordre mentionné ci avant, devront être précédées d’une page de garde sur laquelle sera mentionnée « Dossier administrative ».

B. Offre technique présentant :

• La forme et le fond du dossier présenté ;
• Le résumé des commentaires du prestataire sur les présents termes de référence d’une (1) page, montrant sa compréhension de la prestation demandée ;
• Liste de références des clients dans le domaine d’études de construction avec les attestations de bonne exécution (toutes existantes à fournir entre 5 à 10) ;
• La note méthodologique décrivant l’approche ;
• Les experts proposés avec les CV et diplômes (Bac+ 5 minimum dans le domaine du Génie civile, Génie rural ou tout autre domaine pertinent avec l’expertise recherchée) avec 5 ans d’expérience dans le domaine similaire minimum pour le chef de mission; En suite (Bac+ 3 avec 3 ans d’expériences dans le domaine pour l’ingénieur assistant études et ingénieurs chargés de suivi et contrôle) ;
• Le planning d’exécution détaillé par site sur les 145 jours de prestation; 
• L’entretien individuel avec les chefs de mission.

-> Ces pièces alignées dans l’ordre mentionné ci avant, devront être précédées d’une page de garde sur laquelle sera mentionnée « Offre technique ».

C. Offre financière dans, une enveloppe séparée fermée, incluant :

• La proposition financière suivant les cadres de devis en annexe ;
• le nom et les coordonnés du soumissionnaire ;
• la date et validité de l’offre ;
• le cachet et la signature d’une personne dûment autorisé du soumissionnaire ;

-> Toutes les pages de l’offre seront paraphées et datées par le soumissionnaire.

Les mentions suivantes devront figurer dans l’offre :

• Date d’émission de l’offre ;
• Numéro de l’offre ;
• NIF GIZ : 6001557R ;
• Nom et adresse du Soumissionnaire ;
• NIF du soumissionnaire ;
• Dénomination du service : Nature et caractéristiques des travaux ;
• Quantité des biens/services (Unité) (suivant modèle en annexe) ;
• Prix unitaire Hors TVA (suivant modèle en annexe) ;
• Taux et montant de la TVA (0 %) ;
• Total hors taxes et Montant TTC ;
• Durée de validité de l’offre.

La GIZ étant exonérée de toutes taxes, veuillez présenter votre offre hors taxe.

Dépôts des offres :

Les offres doivent être déposées au bureau de l’Antenne GIZ à N’Djamena : au plus tard 12/03/2020 à 15H30.

Adresse de l’Antenne GIZ Ndjamena

Rue 3 258, Porte 247 Canal Saint Martin, Quartier Klemat, B. P. 123 N’Djamena – Tchad

Pour toute demande de renseignements complémentaire, veuillez-vous adresser à l’adresse mail suivante : TD-Inquiry@giz.de ou envoyez une correspondance à l’adresse ci-dessus. La date limite de demande de clarification est au plus tard le 06.03.2020 à 12 heures 00 minute.

Les réponses aux questions de clarification seront envoyées par mail à l’adresse de chaque soumissionnaire au plus tard le 09.03.2020 à 12 heures 00 minute.

Droit de réserve :

Le bureau de la GIZ se réserve le droit d’annuler la procédure d’Appel d’Offres et de rejeter toutes les offres, à tout moment avant la conclusion du contrat, sans encourir pour autant une responsabilité quelconque vis-à-vis du/ou des soumissionnaire (s) concernés (s) et sans être tenu d’informer le/ou les soumissionnaire (s) affecté (s) des raisons de sa décision.

Langue et monnaie

Les offres ainsi que toute correspondance échangée entre le soumissionnaire et la GIZ dans le cadre du présent appel d’offres seront rédigées en français.

Les propositions de prix seront libellées dans la monnaie locale du pays dans lequel le marché sera exécuté (en Francs CFA).

Ouverture des offres :

A la date, lieu et heure convenus pour l’ouverture des offres, la Commission mis en place procédera à l’ouverture des offres en présence des soumissionnaires qui souhaitent y assister.

La commission procèdera ensuite à la vérification des recevabilités administrative, technique et financière des offres conformément aux exigences du dossier d’appel d’Offres.

A l’issu de cette dernière étape, la commission se retire pour passer aux étapes de dépouillement, vérification et évaluation des offres.

Dépouillement, analyse et évaluations des offres :

La commission de dépouillement et d’analyse des offres se retirera en séance et procédera à l’analyse comme suit :

a. Vérification des pièces administratives

La commission de dépouillement passera à la vérification des pièces administratives.

NB : Les dossiers fournis dans le cadre de cet Appel à Manifestation d’Intérêt ne seront pas restitués. Veuillez déposer uniquement les photocopies simples (Non légalisées).

Après évaluation les soumissionnaires retenus devront présenter les documents énumérés ci-dessus sous forme originale et en cours de validité dans les 3 jours à compter de la date de prise de contact.

L’absence ou la non validité de l’une de ces pièces pourrait entrainer le rejet de l’offre.

La présentation sera fortement prise en compte.

A la fin de cette vérification, la commission passera à l’étape suivante qui est celle de l’analyse des offres techniques.

b. Analyse des offres Techniques

Les offres ayant passées l’étape de recevabilité selon les critères seront soumises à l’analyse technique selon les critères suivants :

c. Evaluation des offres techniques : Le seuil de qualification technique est fixé à 70 points. Les offres ayant passées l’étape de l’analyse technique seront soumises à l’étape de l’analyse des offres financières.

d. Analyse des offres financières :

• Le jury corrigera les erreurs de calculs horizontaux et verticaux. Seul le montant corrigé sera pris en compte pour la pondération des offres ;
• Le jury sera vigilant sur les montants proposés concernant les honoraires, perdiem et hébergement afin qu’ils rentrent dans la grille acceptée par la GIZ.

e. Pondération finale

Les offres seront pondérées comme suit :

1. Note Technique (NT)=  (Nombre de points obtenus dans l’évaluation technique) / (Meilleur nombre de points de toutes les soumissions)  ×70 ;
2. Note Financière (NF)=  (Montant total le plus bas de toutes les soumissions ) / (Montant de l’offre selon le calcul dans l’évaluation financière)  ×30 ;
3. Note Globale (NG) = Note Technique (NT) + Note Financière (NF). 

Le soumissionnaire ayant obtenu le maximum de points après l’addition des notes technique et financière sera déclaré adjudicataire du marché.

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