Intitulé du poste :   assistant gestion des subventions et de la formation (AGTM)

Placé sous la responsabilité du :    gestionnaire des subventions et de la formation

Lieu :  Burkina Faso

Contexte :

Winrock International met en œuvre le projet USAID TerresEauVie dont l’objectif premier est « d’améliorer les systèmes de gestion de risques environnementales et sociaux » à travers trois composantes :  

  • Amélioration de la sécurité de l’eau ;
  • Amélioration de l’utilisation durable et productive des terres ;
  • Meilleure gestion des chocs, des risques et des tensions.

Cette activité couvre 15 communes rurales dans les régions de Centre Nord, Sahel et EstFada avec des déplacements financés par des projets dans les communes ciblées.

Résumé du poste :

Sous la supervision du gestionnaire des subventions et de la formation, l’assistant contribuera à la gestion efficace de tous les aspects financiers, administratifs, de formation et techniques liés aux subventions et à la formation du programme TerresEauVie. L’AGTM travaillera en étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique direct et l’ensemble de l’équipe chargée du programme TerresEauVie et assurera avant tout une collaboration efficace avec le département financier afin de mettre en place un mécanisme de subvention stratégique qui réponde au respect des règles et procédures de Winrock International et de l’USAID. En outre, l’assistant du gestionnaire des subventions et de la formation aidera son superviseur à élaborer les politiques pertinentes et contribuera à l’assistance technique au besoin.

Descriptions des tâches et responsabilités :

Subventions :

  • Participer à la gestion des fonds de la subvention de projet WRS / TerresEauVie en conformité avec le manuel de la subvention ;
  • Appuyer / assister le gestionnaire des subventions dans la mise à jour du manuel des subventions pour le programme TerreEauVie ;
  • Appuyer les activités de supervision des subventions afin de gérer efficacement l’ensemble du processus de subvention de manière transparente et en temps voulu, y compris dans la conception et le lancement d’appels à propositions pour des offres techniques et financières ;
  • Publier et recevoir des demandes de candidatures ;
  • Présélectionner et évaluer les demandes de subvention, y compris les lettres d’intérêt, les budgets et les propositions complètes ;
  • Appuyer le gestionnaire des subventions dans l’évaluation préalable des critères d’éligibilité avant l’octroi des subventions, contrôler les rapports financiers et de « narration » des communes et d’autres groupes vulnérables tels que les femmes, les jeunes et les autres groupes marginalisés, le cas échéant ;
  • Appuyer le projet dans le suivi de la performance des sous-traitants conformément aux exigences de l’accord de subvention ;
  • Participer activement au renforcement des capacités des partenaires clés qui gèrent les subventions et assurer leur conformité aux politiques, règles et procédures de Winrock et de l’USAID, y compris dans le domaine de l’administration des subventions et du système de contrôle interne et du reporting ;
  • Aider le gestionnaire de subventions / grants manager (GM) à surveiller les décaissements des fonds dans les délais en conformité avec les politiques de subvention en matière de gestion financière et s’assurer que tous les décaissements soient conformes aux principes de coûts éligibles du bailleur USAID ;
  • Rédiger un rapport pour des subventions individuelles ;
  • Rendre régulièrement compte au gestionnaire des subventions des dépenses déjà engagées par les partenaires des subventions et des soldes restant sur chaque ligne budgétaire approuvée ;
  • Maintenir un bon système pour organiser les demandes de subvention ;
  • Appuyer l’audit des rapports financiers et de « narration » et veiller à ce que les pièces justificatives soient conformes aux accords de subvention, y compris les annexes ;
  • Soutenir le gestionnaire des subventions (GM) dans le suivi des activités techniques des sous-traitants et dans le respect des procédures et la qualité des rapports ;
  • Toute autre tâche assignée par le superviseur.

Responsabilités de formation :

  • Fournir un soutien au responsable de la formation dans le rôle de coordination des formations ;
  • Maintenir une communication continue avec la personne responsable et / ou le facilitateur externe pour la formation ;
  • Veiller à ce que les lettres d’invitation soient envoyées aux participants et aux représentants du gouvernement en temps voulu ;
  • S’assurer que les participants soient bien informés des détails de la formation (lieu, dates, etc.) ;
  • S’assurer que tout le matériel, l’équipement et le matériel de formation soient prêts le jour de la formation ;
  • S’assurer que les participants remplissent les listes de présence et les formulaires d’évaluation de la formation ;
  • Toute autre tâche assignée par le superviseur.

Qualifications et exigences :

  • Être titulaire d’un diplôme supérieur en finance et administration ;
  • Avoir trois (3) ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration et / ou des finances ;
  • Une expérience dans un poste similaire est un atout ;
  • Être doué pour les chiffres et savoir donner des formations ;
  • Bonnes compétences en lecture, écriture et facilitation ;
  • Maîtriser de MS office, notamment Excel, Word, PowerPoint ;
  • Capacité d’organisation et de planification ;
  • Capacité à travailler de manière professionnelle, indépendante et intègre ;
  • Avoir le souci du détail et être capable de travailler en équipe ;
  • Une bonne connaissance des projets à petite échelle dans le bâtiment / l’infrastructure serait un atout.

 

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