ONU recrute un Spécialiste associé de la gestion du matériel – Juba, Soudan du Sud

Cadre organisationnel :

This position is located in the United Nations Mission in South Sudan (UNMISS). The Associate Property Management Officer will be based in Juba and report to the Chief Property Disposal Unit under Warehouses and Commodity Management Section.

Responsabilités :

• Assists with planning the property management operations, monitors progress through statistical analysis of database records and monthly progress reports for the Unit; Monitors ongoing operations of the Unit, the regular site visits of field mission offices and physical inspections and verification of UN property;
• Liaise with the Self Accounting Units, Procurement Section and Movement Control Section at the mission on matter related to Inventory Control, Receiving and Inspection as well as Disposal activities of UN Property;
•  Assists with planning of the proper disposal of hazardous waste, of written-off property and of some commodities representing a risk to the environment, in order to avoid any pollution or contamination; Ensures the maintenance of accurate and auditable records, in both hard and electronic format, for accountability of UN Property at the mission in conformance with Administrative Instructions, LDS/DFS guidelines and mission Property Management standard operating procedures;
• Ensures proper utilization and enhancement, as required, of the established business intelligence and management tools to monitor and evaluate the overall progresses of the Mission’s property management activities;
• Ensures that incoming shipments are processed through Umoja and Receiving and Inspection reports are prepared in both Umoja and Galileo Inventory Management System;
• Monitor the Galileo Inventory Management database, ensuring that anomalies are identified in Discrepancy Reports and addressed immediately;
• Assists with the preparation of periodic performance reports in line with the LSD quarterly reporting regime, review and ensure accuracy of data;
• Prepares accurate and auditable statistical reports for management in missions and LSD/DFS and draft correspondence, as required;
• Assists with the compilation and drafting Standard Operating Procedures (SOP) and flow charts relating to all aspects of Property Management activities within the context of the overall mandate of the Section/Unit, including terms of reference and job descriptions for the Staff in the Unit; Identifies issues and implement solutions to problematic areas related to Property Management.
• Assists with the maintenance of the fixed assets register by recording information related to fixed assets, ensure accuracy and integrity of property records; Ensures accurate tracking of existing fixed assets, implement and monitor the periodic physical verification process;
• Assists with the preparation and verification of periodic IPSAS financial reports on PP&E and Inventory (year-end reports, monthly reports), ensure timely submission as per the LSD Guidelines.
• Performs other duties as required.

Compétences :

Professionalism : Good knowledge of property control programme goals and objectives; Thorough knowledge of inspections and verifications of property; Knowledge of property management and UN rules, regulations and procedures; Ability to work independently in managing difficult, and time sensitive situations as well as conflicting priorities; Proven analytical and evaluation skills; Shows pride in work and in achievements; Demonstrates professional competence and mastery of subject matter; Is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; Is motivated by professional rather than personal concerns; Shows persistence when faced with difficult problems or challenges; Remains calm in stressful situations; Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.

Client Orientation : Considers all those to whom services are provided to be « clients » and seeks to see things from clients’ point of view; Establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; Identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; Monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; Keeps clients informed of progress or setbacks in projects; Meets timeline for delivery of products or services to client.

Teamwork :  Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; Solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; Is willing to learn from others; Places team agenda before personal agenda; Supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; Shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.

Formation :

Advanced University degree (masters or equivalent) in Business Administration, Logistics Management, Supply Chain Management or related field. A first-level university degree with 2 additional years of experience may be accepted in lieu of the advanced university degree.

Expérience professionnelle :

A minimum of 2 years of progressively responsible experience in property management, property control, and asset management is required. Experience in support services and logistics/supply management would be an asset. Experience gained in military or UN field operations is desirable.

Connaissances linguistiques :

French and English are the working languages of the UN Secretariat. For this post, fluency in English (both oral and written) is required; Knowledge of another UN official language is desirable.

Méthode d’évaluation :

Les candidats déjà placés sur l’une des listes de réserve ne feront pas l’objet d’une nouvelle évaluation, et par conséquent ne seront pas invités à passer d’épreuve ni écrite ni orale.

Notice spéciale :

Seuls les candidats dont le profil a déjà été examiné et ayant été retenus sur liste d’attente par l’organe de contrôle des Nations Unies sont autorisés à postuler à cet avis de vacance. Seuls les candidats présélectionnés inscrits sur les fichiers à des niveaux de responsabilités et de fonctions semblables peuvent être considérés pour ce poste. Les candidats sur liste d’attente reçoivent un e-mail les invitant à déposer leur candidature. Les candidats présélectionnés sont invités à postuler uniquement s’ils sont qualifiés, intéressés et prêts à exercer les fonctions de ce poste au lieu d’affectation précisé dans l’avis de vacance. Postuler à cette vacance de poste implique l’acceptation du poste en cas de sélection. Un candidat qui postule est censé accepter le poste s’il lui est offert.

Charte des Nations Unies :

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Aucun candidat ne sera pris en considération par l’ONU s’il s’est rendu coupable de violation du droit international des droits de l’homme ou du droit international humanitaire, d’exploitation sexuelle, d’atteinte sexuelle ou d’infraction autre qu’une infraction mineure au code de la route, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire que le candidat a été impliqué dans la commission de l’un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait de profiter ou de tenter de profiter d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L’expression « atteinte sexuelle » désigne toute intrusion physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle intrusion.

Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.