Job Description :

Planification de la Chaîne d’Approvisionnement :

Le Coordinateur de la Chaîne d’Approvisionnement est responsable de coordonner la planification et la mise en œuvre des plans de la Chaîne d’Approvisionnement à l’appui de la mise en œuvre du programme en étroite coopération avec les parties prenantes internes (chefs de projets, coordonnateurs et managers Programmes, DDP, Finance) et externes (les fournisseurs).

La planification de la Chaîne d’Approvisionnement se compose des volets suivants : plans d’approvisionnement, plans d’entreposage, plans de transport, plans de dotation en personnel, plans de distribution, plans de formation du personnel, plan de déclassement des actifs et plan d’amélioration de la Chaîne d’Approvisionnement à travers les évaluations biannuelles.

Gestion de l’approvisionnement :

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement s’assure que les biens et services appropriés sont approvisionnés au temps approprié, avec les prix appropriés et à l’endroit approprié, en conformité avec les principes de la Chaîne d’Approvisionnement globale et de ceux des bailleurs. Cela inclut de travailler avec le directeur du planning et logistique pour les achats internationaux. Le Coordinateur de la Chaîne d’Approvisionnement doit prioriser un approvisionnement stratégique à travers la mise en place de MPA/MSA pour obtenir un meilleur rapport qualité / prix avec les fournisseurs sélectionnés en toute transparence.

Gestion des stocks :

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable de la gestion et du contrôle de toutes les opérations de stocks et les procédures opérationnelles d’entrepôt selon les SOPs. Cela inclut la gestion de produits pharmaceutiques en collaboration avec le programme. Il s’assure de la réalisation tous les deux mois de l’inventaire cyclique de 20%.

Gestion des actifs :

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable de l’approvisionnement, la maintenance, la garde, l’enregistrement et le déclassement de l’ensemble des actifs et des équipements du programme-pays de l’IRC. Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable de tous les aspects de la gestion administrative, financière et opérationnelle des actifs, des biens immobiliers et des éléments de valeur, en conformité avec les règles et règlements de l’IRC et des bailleurs de fonds.

Gestion de la flotte :

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable de la supervision et de la coordination de l’ensemble des activités de la flotte de véhicules et de transport de l’IRC dans le pays. Il doit s’assurer que toutes les opérations de la flotte de l’IRC sont effectuées en conformité avec les politiques et les procédures de l’IRC relatives aux véhicules, notamment en termes de déplacements des véhicules, de leur entretien et des rapports les concernant. Il en est de même pour les groupes électrogènes.

Conformité et éthique :

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable de relever et d’analyser les risques de non-conformité au niveau des processus de la Chaîne d’Approvisionnement, de mettre en œuvre des contrôles solides, d’identifier des alertes rouges concernant l’approvisionnement, de mettre en œuvre des plans de mesures correctives d’audit interne et externe, et de veiller à ce que l’ensemble des activités de la Chaîne d’Approvisionnement soient conduites de manière éthique.

Apprentissage et développement :

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement est responsable et doit rendre compte de la supervision de toutes les initiatives d’apprentissage et de développement, de l’évaluation des besoins de formation et de l’élaboration des plans de formation à l’intention du personnel de la Chaîne d’Approvisionnement.

Développement de budget et propositions de financement :

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement doit participer au développement des budgets et des propositions de financements, en révise les prix y compris les services associés et la nécessité de nouveau personnel. Il doit participer aux réunions de lancement et de clôture de projet avec tous les documents et preuves nécessaires.

Analyse de Données et Rapportage :

Le Coordinateur de Chaîne d’Approvisionnement doit efficacement utiliser les outils de la Chaîne d’approvisionnement tels que « BvA », « Scorecard », « First time right » etc. pour mieux analyser l’état d’avancement des activités et communiquer le résultat à tous les partenaires qu’il faut. Il doit s’assurer de soumettre les rapports mensuels de qualité à temps, ainsi que les rapports aux bailleurs de fonds et les rapports de fin de projet.

Principales Relations de Travail :

Le poste est sous l’autorité du Directeur Adjoint Chargé des Operations, avec une supervision technique du Directeur régional de la Chaîne d’Approvisionnement.

Le poste est chargé de la supervision directe des Managers de la Chaîne d’approvisionnement.

Autres contacts internes / externes  :

Internes : Des relations régulières avec le personnel de la Chaîne d’Approvisionnement régionale, nationale et du siège social à tous les niveaux, les directeurs adjoints chargés des opérations et autres Coordinateurs de la Chaîne d’approvisionnement d’autres pays, les directeurs pays. Il est en contact permanent avec le département des Programmes.

Externes : À la demande du Directeur Pays ou du Directeur Adjoint Chargé des Operations, il peut servir en qualité de représentant de l’IRC dans le cadre de réunions extérieures, de clusters d’Approvisionnements, d’autres organisations non gouvernementales, de groupes inter-organisationnels et de fondations, etc…

Qualifications :

• Avoir un diplôme universitaire (Maitrise ou Licence) ou tout autre diplôme équivalent dans les domaines de la Chaîne d’Approvisionnement, de l’Approvisionnement, de l’Administration d’entreprise ou dans un domaine connexe pertinent ;
• Avoir au minimum 5 ans d’expérience professionnelle dans des opérations de la Chaîne d’Approvisionnement ;
• La maîtrise du français et une connaissance fonctionnelle de l’anglais sont obligatoires ;
• Succès avéré en tant que chef de la Chaîne d’Approvisionnement dans l’ensemble des disciplines appartenant à la Chaîne d’Approvisionnement, et notamment la planification, l’approvisionnement; Collaborateur et influenceur convaincant, possédant des aptitudes interpersonnelles et analytiques efficaces, capable de travailler sans difficultés dans plusieurs pays, cultures et unités de l’organisation ;
• Des connaissances approfondies et une vaste expérience en stratégies de la Chaîne d’Approvisionnement, techniques d’analyse du marché, approvisionnement et conclusion de contrats, gestion de flotte, gestion de stocks, biens immobiliers et actifs ;
• Des aptitudes solides en gestion financière et en établissement de budget ;
• Excellentes capacités de formation et d’encadrement ;
• Capable de travailler efficacement dans une structure fortement matricielle .