AUF recrute un(e) Assistant.e administratif/ive et logistique
Contexte :
L’AUF est l’une des plus importantes associations d’institutions d’enseignement supérieur et de recherche au monde. Regroupant 944 institutions universitaires utilisant la langue française dans 114 pays, sa mission est de promouvoir une francophonie universitaire dynamique et impliquée dans le développement des universités et des sociétés. Rejoindre l’AUF, c’est avoir l’opportunité de travailler dans un environnement engagé, dynamique et multiculturel.
Présentation du poste :
Sous l’autorité du/de la Responsable du service logistique, l’Assistant.e administratif/ive et logistique est chargé.e de l’accueil de l’implantation. Il/elle assure, en outre, un ensemble de travaux de nature administrative visant au bon fonctionnement logistique des services centraux de l’Agence à Paris.
Principales responsabilités :
Accueil :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des services parisiens de l’Agence (accueil des visiteurs et des fournisseurs, réception et transfert des appels, etc.);
- Gérer la boîte électronique d’information de l’Agence (répondre aux demandes d’information et en assurer le suivi, etc.).
Logistique :
- Coordonner et planifier l’achat des matériels et fournitures de bureau (enregistrement des demandes individuelles, gestion des stocks, tenue de l’inventaire, etc.);
- Participer à la sélection des prestataires externes (élaboration de l’expression des besoins, négociation, optimisation des coûts d’acquisition des services et produits, suivi financier, etc.);
- Veiller à la bonne réalisation des interventions logistiques (suivi des interventions des prestataires externes, certification du service);
- Suivi et gestion des achats de fournitures et de biens et services logistiques dans le système d’information financière;
- Coordonner, mettre à jour et organiser la mise à disposition des salariés de la documentation logistique (guides, procédures, annuaire, organigrammes, etc.).
Secrétariat :
- Assurer le secrétariat et le soutien administratif de la Direction des finances et du contrôle de gestion (gestion des calendriers, gestion des appels, gestion du courrier, organisation des réunions, appui à l’organisation des déplacements et des missions, etc.);
- Assurer le classement physique et électronique des dossiers du service logistique.
Missions :
- Suppléance ou soutien à la personne chargée des missions et déplacements des services centraux de Paris : achat et fourniture des billets de transports (avion, train) pour les employés et les partenaires de l’Agence;
- Suivi et gestion des achats de titres de transport et des frais annexes dans le système d’information financière.
Qualifications et compétences requises :
Formation :
- Diplôme professionnel ou technique en secrétariat, bureautique, logistique ou tout autre domaine équivalent.
Expérience :
- Expérience minimum de deux (2) ans dans un poste similaire;
- Expérience dans un contexte multiculturel serait un atout.
Compétences :
- Parfaite maîtrise de la langue française, à l’oral et à l’écrit;
- Capacité à organiser des réunions ou évènements (location de salles, visioconférence, etc.);
- Maîtrise de la suite Office et connaissance des outils bureautiques usuels;
- Aisance relationnelle;
- Esprit d’initiative, polyvalence et disponibilité;
- Sens de l’organisation et des priorités, autonomie et rigueur.
Conditions :
- Lieu d’affectation : 4 Place de la Sorbonne, 75005 Paris, France;
- Durée d’affectation : Contrat à durée indéterminée;
- Statut du poste : Personnel local;
- Date de l’entrée en poste : Dès que possible;
- Rémunération : Selon la grille salariale de l’Agence applicable à Paris.
N.B. Les candidat.e.s qui n’ont pas la nationalité ou la résidence française doivent répondre aux obligations en matière de visa et de permis de travail.
Les candidatures seront soumises en ligne à partir du site de l’Agence : https://www.auf.org/ (Offres d’emploi) avant le 20 juillet 2019 à minuit – heure de Montréal. Elles comprendront obligatoirement une lettre de motivation et un curriculum vitae en français.
L’Agence favorise la parité.
Veuillez noter que seules les personnes retenues dans le cadre de ce processus de recrutement seront contactées.
Nous remercions tous les candidat.e.s pour leur intérêt envers l’AUF. Nous vous invitons à consulter régulièrement nos nouvelles offres en ligne.
