L’Unicef recherche un associé aux contrats, Dakar, Sénégal

UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un(e) champion(ne) !

Les 28 organisations des Nations unies présentes au Sénégal et leurs quelque 1 800 employés seront réunis dans un nouveau bureau construit à Diamniadio, à 40 km de Dakar. Ce complexe immobilier de 56 000 m2 situé sur un terrain de la taille de 28 terrains de football est appelé à devenir un emblème multilatéral en Afrique de l’Ouest. Outre les bureaux des Nations unies au Sénégal, il accueillera les bureaux régionaux et sous-régionaux des Nations Unies responsables du Sahel, de l’Afrique de l’Ouest et de l’Afrique Centrale.

Ce projet de Maison des Nations Unies au Sénégal s’inscrit dans le cadre de l’initiative de réforme du Secrétaire Général des Nations Unies, l’Efficiency Agenda, qui vise à améliorer la qualité des services (mesurée par la satisfaction des clients) et l’efficacité de l’administration en utilisant la reconnaissance mutuelle des services, pour créer un Common Back-Office / Local Shared Services Centre.

Dans le nouveau complexe de bureaux, l’ONU fusionnera la prestation de certains services administratifs et disposera d’une équipe de service spécialisée qui fournira ces services à toutes les organisations de l’ONU.  L’équipe de service suivra un modèle d’Unité de Projet Indépendante, et l’équipe de service communs est donc appelée l’IPU.

L’équipe de l’IPU sera chargée de la conception, puis de la fourniture de services de gestion des installations, d’administration, d’informatique et de sécurité. L’éventail des services pourrait s’élargir au fur et à mesure de l’évolution du programme Efficiency Agenda de l’ONU.

L’IPU a pour but la satisfaction de ses clients dans toutes ses décisions, grandes et petites. L’évaluation des performances de l’équipe sera donc, dans une large mesure, mesurée par les enquêtes de satisfaction des clients.

L’IPU est composée de 26 membres du personnel de l’ONU et dispose d’un budget annuel d’environ 8 millions de dollars.

L’IPU est hébergée par l’UNICEF et rend compte à un conseil d’administration composé de tous les chefs des organisations des Nations unies présentes au Sénégal, et présidé par le Coordinateur Résident des Nations Unies.

 

Comment pouvez-vous faire la différence ?

L’ Associé aux Contrats doit effectuer un travail hautement qualifié en matière de passation de marchés et gérer les cas et les demandes des clients les plus complexes, ce qui nécessite fréquemment l’évaluation de situations difficiles et l’adaptation des procédures et des processus pour résoudre ces cas. Il s’agit d’un poste de niveau GS supérieur pour les achats plus spécialisés, qui nécessite des connaissances avancées acquises par une formation et une expérience formelle.

La fonction est caractérisée par une grande indépendance et offre la possibilité à l’associé de diriger et d’assumer la responsabilité de la gestion du Supply Chain de bout en bout, du début à la fin du processus, et de contribuer à la conception et au développement de services et de mécanismes de livraison améliorés pour la chaîne d’approvisionnement.

Planification :

• Préparer et suivre un plan d’adjudication pour l’IPU de la Maison des Nations Unies ;
• En consultation avec le superviseur, contribuer au plan de gestion annuel et donner des conseils sur les besoins en de Procurement. Participer à la prévision, à la planification, à la mise en œuvre, au suivi et à l’évaluation des opérations du Supply Chain, y compris l’établissement d’indicateurs de performance, l’évaluation de l’adéquation et la vérification/le suivi des produits et services par l’utilisateur final ;
• Soutenir les activités de préparation et de réponse aux situations d’urgence en matière d’approvisionnement et de logistique, y compris l’établissement d’accords à long terme (LTA), l’évaluation des capacités de Procurement et de logistique et la mise à jour du plan d’urgence, ainsi que le pré-positionnement des stocks.

Procurement/contracting :

• Effectuer l’examen et l’analyse des données pour le catégorie management et l’élaboration de stratégies de Procurement. En collaboration avec le superviseur, développer des stratégies de gestion des achats et les meilleures pratiques. Mener des études de marché dans les domaines pertinents et donner des conseils sur les meilleures approches pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix et des achats durables. Soutenir les initiatives d’innovation de produits et de façonnage du marché pour des catégories spécifiques de fournitures et de services ;
• Veiller à la mise en place d’accords à long terme (LTA) et donner suite aux demandes d’achat spécifiques, le cas échéant. En consultation avec le superviseur, examiner les termes de référence pour les contrats de service et les spécifications pour les biens, et y contribuer. Soutenir la préparation des évaluations techniques afin d’assurer une évaluation égale des fournisseurs et de faire en sorte que les notes soient proportionnelles aux commentaires. Préparer et traiter les demandes de devis (RFQ), les invitations à soumissionner (ITB) et les demandes de propositions (RFP), à la demande du superviseur. Aider les fournisseurs potentiels à s’inscrire sur la plateforme UNGM (United Nations Market Place) ;
• Préparer les demandes d’attribution, y compris les soumissions au comité d’examen des contrats. Préparer les bons de commande (Purchase Orders) et les Institutional Services contracts dans SAP (ERP – Enterprise Resource Planning system), et les soumettre aux approbations pertinentes, en veillant à l’exhaustivité de la documentation dans les systèmes de l’UNICEF ;
• Tenir les intervenants/partenaires informés de l’avancement des travaux. Assurer la liaison avec les fournisseurs et les entrepreneurs, en veillant au respect des délais de livraison et en coordonnant les inspections d’assurance qualité. Mettre en œuvre des pratiques appropriées de gestion des fournisseurs, par exemple des examens de performance de l’approvisionnement. Suivre l’expiration des contrats et prendre des mesures opportunes pour le renouvellement et/ou la clôture ;
• Assurer le classement approprié des dossiers d’achat et tenir à jour les dossiers pour référence future, y compris pour l’audit ;
• Préparer les rapports sur les achats et les fournitures, les rapports sur la livraison des biens et des services. Effectuer des analyses de Procurement et fournir des données pour l’établissement de rapports à la direction et aux collègues du programme sur l’état des achats, les délais, les tendances et les indicateurs clés de performance.

Partenariat, coordination et collaboration : Soutenir des relations de travail efficaces avec les autres agences, les autorités locales et les partenaires de mise en œuvre par l’échange d’informations, la collaboration et l’harmonisation. Coopérer avec les homologues des autres agences des Nations Unies dans le cadre des initiatives de réforme des Nations unies (y compris les LTA communs, les achats groupés, etc.).

Autres tâches et responsabilités :

• Le titulaire assure une gestion opportune et efficace des performances du personnel, en fournissant des conseils pratiques et des orientations pour garantir la réalisation des objectifs individuels et de l’équipe ;
• Fournir une contribution pratique à la mise en œuvre des directives dans le domaine de du Procurement et de la logistique, en étroite coordination avec le superviseur et/ou le représentant adjoint des opérations ;
• Soutenir le superviseur et informer le personnel des politiques, procédures, règles et règlements en matière de procurement et de logistique.  Mettre en œuvre l’application et l’interprétation appropriées des règles, règlements, politiques et procédures en matière de Procurement et de logistique ;
• Contribuer aux recommandations sur l’amélioration des systèmes de contrôle interne en tenant compte des conditions prévalant dans la localité ;
• Tenir le superviseur au courant des problèmes potentiels, préparer des rapports sur les questions de Procurement et de logistique, selon les besoins ;
• Contribuer à faire en sorte que l’échange de connaissances et l’apprentissage soient prioritaires pour renforcer en permanence les capacités des individus et de l’équipe. Développer et faciliter la formation des nouveaux arrivants, établir des processus ou des manuels pour soutenir des flux de travail efficaces. 

Pour chaque enfant, vous démontrez       …

Les valeurs de l’UNICEF que sont la Bienveillance, le respect, l’intégrité, la confiance, la redevabilité et la durabilité (CRITAS).

Nos compétences fondamentales  :

• Accompagner, diriger et encadrer le personnel (1) ;
• Démontrer une conscience de soi et une conscience éthique (2) ;
• Travailler de façon collaborative (2) ;
• Établir et entretenir des partenariats (2) ;
• Innover et épouser le changement (2) ;
• Penser et agir de manière stratégique (2) ;
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles (2) ;
• Gérer l’ambiguïté et la complexité (2).

Compétences additionnelles :

• Connaissance approfondie des concepts, méthodologies pertinentes pour le domaine de travail, y compris les politiques de la chaîne d’approvisionnement, les mécanismes de partenariat, les règles et règlements pertinents, ainsi qu’une connaissance générale d’autres domaines connexes ;
• Un haut niveau de compétence ou d’habileté est requis dans l’interprétation et l’application des règles et règlements spécialisés aux circonstances particulières de cas individuels complexes ;
• Expérience de l’utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres outils bureautiques de l’UNICEF ;
• Compréhension avérée des processus pertinents du Supply Chain et capacité à appliquer systématiquement les politiques, procédures et bonnes pratiques pertinentes dans le travail quotidien. Bon jugement afin de traiter des cas complexes, y compris les considérations relatives aux exceptions ;
• Capacité à développer et à maintenir des relations de travail efficaces avec les clients, les fournisseurs, les entrepreneurs et les collègues et à obtenir l’aide et la coopération des autres dans le cadre d’un travail d’équipe ;
• Capacité à utiliser les modules liés au Procurement dans le système ERP de l’UNICEF ;
• Capacité à établir des priorités et à planifier son propre travail, ainsi qu’à planifier, coordonner et contrôler le travail des personnes sous sa supervision ;
• Capacité à rédiger des rapports clairs et concis ou à justifier des décisions relatives à l’approvisionnement et à la logistique sur des questions clés.

 

Pour être qualifié comme agent du changement pour chaque enfant, vous devrez…

• Être titulaire d’un diplôme d’études secondaires est requis, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés au Supply Chain, à la logistique, à l’administration des affaires, au droit des contrats/droit commercial ou à un autre domaine technique pertinent ;
• Avoir Un minimum de 7 ans d’expérience à responsabilité progressive dans la gestion de le Supply Chain ou dans un contexte commercial est requis. Une compréhension du développement et du travail humanitaire est un avantage ;
• Maitriser le français et avoir une connaissance pratique de l’anglais. La connaissance des langues locales est un atout. 

Remarques :

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents. L’UNICEF est attaché à la diversité et à l’intégration au sein de son personnel et encourage les candidats qualifiés de tous les horizons à postuler notamment les candidatures féminines. Les nominations à l’UNICEF sont soumises à une autorisation médicale.  Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination, notamment contre le SRAS-CoV-2 (COVID). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l’UNICEF doivent normalement démissionner de leur gouvernement avant d’accepter une mission avec l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d’emploi, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n’est pas obtenu(e), ou si les exigences en matière de vaccination ne sont pas satisfaites, dans un délai raisonnable, pour quelque raison que ce soit.